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Agentur gründen: Mit diesen Informationen klappt es

Selbständigkeit

Beruflich voranzukommen hat für viele Menschen nicht nur eine persönliche Bedeutung, sondern stellt auch eine gesellschaftlich notwendige Grundlage dar. Die menschlichen Bedürfnisse steigen in der Regel laufend an und sind dabei oft auf karrieretechnische Quantensprünge angewiesen. Die Motivation, sich neuen spannenden Herausforderungen zu widmen, geht oft ebenfalls mit diesem Ziel einher.

Für die berufliche Selbstverwirklichung gehen viele Personen allerdings auch andere Wege. Obwohl  Selbständige und auch mehr Arbeitnehmer vermehrt orts- und zeitunabhängig arbeiten können, reichen diese Rahmenbedingungen einigen Menschen nach wie vor nicht aus. Zusätzlich zur arbeitstechnischen Freiheit möchte man auch sein eigener Boss sein. Um diese eigenen Ziele verwirklichen zu können, fällt oft der Entschluss, eine eigene Agentur zu gründen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Eine Agentur kann viele Zwecke verfolgen. Sie kann beispielsweise in beratender Funktion agieren oder Services und Dienstleistungen anbieten.
  • Die Gründung einer Agentur ist mit besonderen Voraussetzungen behaftet. Ohne einen Businessplan, welcher auf die Unternehmensstrukturen eingeht, ist dieses Unterfangen nicht möglich.
  • Um die Gründung einer Agentur durchzuführen, sind viele bürokratische Schritte notwendig. Dazu gehört die Eintragung im Handelsregister sowie die Meldung beim Finanzamt.

Definition: Was ist eine Agentur?

Beim Begriff Agentur handelt es sich um eine Bezeichnung, welche innerhalb des deutschsprachigen Raums unterschiedlich definiert werden kann. In der Regel wird damit eine Einrichtung verbunden, die durch das Angebot von Services oder Dienstleistungen unternehmerische Zwecke verfolgt.

Agenturen können grundsätzlich in verschiedenen Formen existieren. Beispielsweise können jene Einrichtungen durch vermittlerische Tätigkeiten zukünftige Geschäftspartner zueinander bringen. Auch die Interessenvertretung diverser Branchen wie etwa für Schriftsteller oder auch Reedereien agieren oft in Form einer Agentur. Ansonsten werden in diesem Rahmen Dienstleistungen angeboten. PR, Promotion und ähnliche Industrien sind dabei in der Regel besonders häufig vertreten.

Eine Agentur kann unterschiedliche Services oder Dienstleistungen anbieten. (Bildquelle: pixabay.com / Campaign_Creators)

Ratgeber: Fragen, mit denen du dich beschäftigen solltest, wenn die Gründung einer Agentur in Erwägung ziehst

In Zusammenhang mit der Gründung einer Agentur sind viele Aspekte zu beachten, die idealerweise schon vorab erledigt sein sollten. Um die richtigen Vorbereitungen zu treffen, wollen wir dir im Anschluss einen entsprechenden Leitfaden zur Verfügung stellen.

Welche Voraussetzungen sind für die Gründung einer Agentur notwendig?

Der Schritt in die Selbstständigkeit bzw. der hierarchischen Unabhängigkeit ist zum Greifen nahe. Mit einer richtigen Geschäftsidee ist eine wichtige Basis für die Gründung einer Agentur geschaffen. Dennoch solltest du wichtige Teilschritte im Voraus bedenken, die dafür ebenfalls notwendig sind.

Die richtige Spezialisierung

Obwohl du vielleicht bereits ein Geschäftsfeld im Sinn hast, ist eine genaue Spezialisierung erforderlich. Autos kannst du beispielsweise bauen lassen oder deren Ersatzteile produzieren. Nur so wirst du in der Lage sein, einen entsprechenden Plan auf die Beine zu stellen. Diese Grundlage ist nämlich die Basis für weitere Schritte wie:

  • Die notwendigen Betriebsmittel
  • Die erforderlichen Rohstoffe
  • Das benötigte Kapital
  • Das essenzielle Know-How
  • Die Anzahl erforderlicher Mitarbeiter

Obwohl du zwar mit Sicherheit auf zusätzliche Kenntnisse angewiesen sein wirst, solltest du diesen Schritt nur bei selbst vorhandener Expertise in der jeweiligen Branche in Erwägung ziehen. Ansonsten wird es dir unter Umständen schwer fallen, andere Personen von der Mitarbeit in deiner Firma zu überzeugen.

Die notwendige Planung durchführen

Aller Anfang ist schwer – die Signifikanz dieses Grundsatzes wird dir auch bei der Gründung einer Agentur auffallen. Du wirst schnell feststellen, dass dieser Schritt in die Selbstständigkeit mit einer Vielzahl von Baustellen einhergeht. Hier gilt es, nichts zu überstürzen – eine schnellere Umsetzung ist nicht zwangsläufig die beste Umsetzung.

Um die Planung richtig anzugehen, wird dir ein wesentliches Instrument die passende Hilfestellung ermöglichen. Der sogenannte “Business-Plan” sollte dabei detailliert gestaltet sein.

Nicht nur hilft er dir dadurch besser die Übersicht zu behalten. Insbesondere, wenn du auf Fremdkapital und somit die Überzeugung externer Instanzen angewiesen bist, muss dieses Konzept sowohl eine sinnvolle Struktur als auch eine bahnbrechende Geschäftsidee beinhalten.

Im Rahmen des Business-Plans musst du auf jene Teilbereiche eingehen, die sowohl für den Anfang als auch den laufenden Geschäftsbetrieb von Bedeutung sind. Abgesehen von einer kurzen Zusammenfassung zu Beginn und einer Erläuterung der Geschäftsidee sind die nachfolgenden Komponenten ebenfalls verpflichtende Bestandteile.

Für die Gründung einer Agentur sind ein Konzept und eine gute Planung notwendig. (Bildquelle: pixabay.com / Pexels)

Kompetenzen

Unabhängig davon ob du alleine oder mit Partnern gründest – durch die Vorstellung des Gründerteams werden jene Kenntnisse und Fachkompetenzen vorgestellt, die die Basis für die Agenturabläufe bilden sollen. Eine nicht oder zu wenig überzeugende Darstellung stellt für viele Investoren bereits hier ein Ausschlusskriterium dar.

Marktanalyse

Mit dem Angebot deiner Dienstleistungen möchtest du mit Sicherheit möglichst viele Kunden gewinnen und dabei von den Umsätzen der Konkurrenz etwas abhaben. Um diese Ziele auch realistisch verfolgen zu können, ist eine Analyse des entsprechen Zielmarktes absolut notwendig.

Wichtige Fragen zur Größe des Marktes, dessen Wachstum und Dynamik sowie die Interessen und Kauftendenzen deiner Zielgruppe bilden dabei die Basis.

So wird festgestellt, ob der gewünschte Zielmarkt überhaupt das erforderliche Potenzial mit sich bringt. In diesem Zusammenhang ist es auch zielführend, die wichtigsten Mitbewerber möglichst genau auf Stärken und Schwächen zu analysieren.

Marketing und Vertrieb

Besitzt du ein gut vorbereitetes Produkt, reicht dies alleine nicht aus, um neue Kundschaften an Land zu ziehen. Ohne die passende Werbe- oder Vertriebsstrategie wirst du potenzielle Investoren oder Mitarbeiter ebenfalls schwer von deiner Vision überzeugen können. Dabei solltest du jedoch nicht nur eine Strategie zur Promotion parat haben. Auch die Breite der Produktpalette sowie die Preispolitik muss in diesem Zusammenhang stimmen. Diese Faktoren stehen oft in direktem Zusammenhang mit den Marketingmaßnahmen. Neben dem Vertrieb deines Angebots musst du auch darlegen, wo und wie die Produktion erfolgt.

Wenn du Produkte vertreiben willst, solltest du dir schon vor der Gründung deiner Agentur Gedanken über den Vertrieb machen. (Bildquelle: pixabay.com / Preis_King)

Organisation des Unternehmens

Mit der Beschreibung deines Gründerteams lieferst du zwar einen personellen Einblick. Damit die tatsächliche Planung jedoch vonstatten gehen kann, musst du etwas tiefer in die Materie des Personalbedarfs eintauchen. Hier geht es jedoch nicht nur um quantitative Fragen. Welche Fachkenntnisse und Soft Skills deine Mitarbeiter brauchen, muss im Business-Plan zusätzlich aufgelistet sein. Außerdem musst du dich der Frage stellen, ob du lieber projektbasiert einstellst oder ein langfristig anhaltendes Mitarbeiterteam bilden möchtest. Wie viele Stunden pro Woche diese Mitarbeiter arbeiten sollen, wird mögliche Geldgeber ebenfalls brennend interessieren.

Auswahl der Rechtsform

Eine Agentur kann in Deutschland auf Basis diverser Rechtsformen gegründet werden. Bei einer Recherche wirst du möglicherweise feststellen, dass Agenturen hierzulande tendenziell entweder in Form einer haftungsbeschränkten UG, einer GmbH oder GbR gegründet werden. Die Auswahl deiner Rechtsform sollte nicht willkürlich erfolgen und muss in deinem Business-Plan möglichst genau begründet werden. Besteht das Gründerteam lediglich aus einer Person, kannst du auch die Aufstellung eines Einzelunternehmens in Betracht ziehen.

Entscheide dich für eine Rechtsform und informiere dich über deine rechtliche Lage. (Bildquelle: pixabay.com / geralt)

Finanzierung der Unternehmensstrukturen

Um all deine zuvor genannten Ideen umsetzen zu können, ist auch ein möglichst detailliertes Konzept zum Finanzbedarf erforderlich. Grundsätzlich sind hier vier Punkte von Bedeutung, welche die wirtschaftliche Basis für deine Agentur bilden.

  • Kapitalbedarf: In diesem Bereich musst du schildern, in welcher Höhe du auf finanzielle Ressourcen angewiesen bist. Dieser Schritt dient vor allem der Vorbeugung von Engpässen in Sachen Finanzierung und Liquidität. Besonders zu Beginn der Gründung ist dieser Schritt von besonderer Bedeutung, da hier ausschließlich Kosten anfallen. In dieser Auflistung sollte zusätzlich zwischen kurz- und langfristigem Kapital unterschieden werden.
  • Finanzierungsplan: Nachdem du weißt, wie viel Geld du benötigst, stellt sich nun die Frage der Finanzierung. Dabei ist wesentlich, dass du eine genaue Trennung von Eigen- und Fremdkapital vornimmst. Hier solltest du nicht nur jenes Unternehmen aufzählen, mit dem du gerade verhandelst. Sind weitere, externe Finanzierungsquellen erforderlich, musst du jeden potenziellen Vertragspartner im Detail darüber informieren.
  • Rentabilität: Um dir richtig gute Chancen auf externe Gelder ausrechnen zu können, muss das erhaltene Kapital auch möglichst hohe Umsätze und Gewinne erzielen. Die Prognosen in diesem Zusammenhang sollten zwar so weit wie möglich in die Zukunft reichen, dennoch sollte die Aufstellung entsprechend umfangreich vorhanden sein. In diesem Zusammenhang ist es außerdem wichtig, dass du realistische Ziele verfolgst. Große schwarze Zahlen schinden zwar vielleicht kurzfristig Eindruck, werden aber im Falle von Größenwahn oder Hinterlistigkeit schnell durchschaut.
  • Liquidität: Das Um und Auf deines Finanzierungsplans wird mit Fragen zur Liquidität untermauert. Hierzu dient die Rentabilität als Basis, da hier ebenfalls mögliche Einnahmen und Ausgaben prognostiziert sind. Mögliche Investoren müssen davon überzeugt sein, dass du auch ein Konzept entworfen hast, mit welchem du auf lange Sicht die Zahlungsfähigkeit garantierst.
Anmeldung der Agentur

Sind die zuvor genannten Schritte in zufriedenstellendem Ausmaß erfolgt, musst du deine Agentur im Anschluss noch entsprechend registrieren lassen. Wie dieser Schritt funktioniert und was dabei erforderlich ist, wollen wir jedoch im Anschluss etwas genauer unter die Lupe nehmen.

Welche Kosten muss ich mit der Gründung einer Agentur einplanen?

In Zusammenhang mit der Gründung deiner Agentur wird die Finanzplanung einige Zeit in Anspruch nehmen. Dies liegt darin, dass die Kostenstellen bei einem solchen Unterfangen mit sehr vielen Variationen einhergehen. Damit du einen Überblick erhältst wollen wir einige dieser möglichen Kostenstellen etwas genauer betrachten.

  • Beratung: Insbesondere als Neuling der Selbstständigkeit ist guter Rat oft teuer. Eine professionelle Beratung kann dir zwar den optimalen Start erleichtern, wird aber pro Stunde zusätzliche Betriebskosten von dir erfordern.
  • Eintragung: Während der Gründungsphase deiner Agentur sind viele rechtliche Grundlagen zu beachten. Die Eintragung deines Names bzw. des Unternehmens erfordert Bearbeitungskosten, die in deiner Planung nicht fehlen dürfen. Möglicherweise macht auch der Verkauf oder die Herstellung deiner Produkte die Sicherung von gebührenpflichtigen Lizenzen nötig.
  • Werbung: Um die Vorteile deines Produkts zu bewerben, wirst du ebenfalls ein wenig Erspartes in die Hand nehmen müssen. Zusätzliche Aufwendungen entstehen, wenn du diesen Schritt über einen externen Anbieter durchführen lässt.
  • Personal: Bevor du an deinen eigenen Lohn denkst, wirst du deinen zukünftigen Mitarbeitern auf vertraglicher Basis regelmäßige Zahlungen versprechen müssen. Dabei darfst du auch die Kalkulation staatlicher Abgaben nicht vergessen.
  • Kosten der Anschaffung: Sowohl für dein Büro als auch die Aufrechterhaltung deiner Produktqualität sind finanzielle Planungen erforderlich. Dabei geht es beispielsweise um Möbel aber auch notwendige Geräte wie PCs, Laptops etc. Ausgaben für produktionstechnische Maschinen solltest du jedoch separat anführen.
  • Laufende Betriebskosten: Um den täglichen Ablauf deiner Agentur zu ermöglichen, wirst du regelmäßig mit Aufwendungen konfrontiert sein. Strom, Heizung, Wasser und möglicherweise Gas – all jene Bestandteile sollten auch im Falle augenscheinlich geringerer Ausgaben nicht in der Planung fehlen.

Abgesehen von diesen Grundvoraussetzungen sind möglicherweise auch spezifische Kostenstellen vorhanden. Obwohl diese Option mittlerweile zwar fast flächendeckend genutzt wird, setzen einige Unternehmen mittlerweile lieber auf soziale Medien als die Führung einer Website. Falls deine Strukturen jedoch mit einer eigenen Internetpräsenz einhergehen, sind auch hier Teilkostenstellen zu beachten. Die Registrierung der Domain und auch die Programmierung wird ebenso Aufwendungen mit sich bringen wie die laufende Aktualisierung.

Für die Gründung einer Agentur musst du ein gewisses Budget einplanen. Daneben gibt es auch laufende Kosten. (Bildquelle: pixabay.com / Bru-nO)

Abgesehen davon ist es auch empfehlenswert, finanzielle Reserven zusätzlich in die Kostenliste aufzunehmen. Auch eine noch so ausführliche Liquiditätsplanung ist auch unvorhersehbare Ereignisse nicht vorbereitet. Mit dieser doppelten Absicherung wird es dir auch leichter fallen, andere betriebliche Aspekte ohne mögliche Risiken im Hinterkopf anzugehen.

Wie muss die Anmeldung einer Agentur erfolgen?

Bevor du mit deiner Agentur endlich Fahrt aufnehmen kannst, stehen abschließend noch einige bürokratische Hindernisse im Weg. Um die Registrierung deines Unternehmens vollständig abzuschließen, müssen einige Aspekte noch vor der Beantragung beim entsprechenden Amt durchgeführt werden.

Prüfung des Namens

Einen aussagekräftigen Namen für die eigene Agentur zu finden, ist oft leichter gesagt als getan. Hast du schließlich eine gute Idee, musst du eine tatsächliche Nutzung auch sicherstellen. Für diesen Schritt ist in Deutschland die sogenannte “Industrie- und Handelskammer” (IHK) zuständig. Die entsprechende Voranfrage wird kostenlos für Gründer und Unternehmer zur Verfügung gestellt. Es handelt sich hierbei zwar um keinen verpflichtenden Schritt, jedoch kannst du dir so Zeit und Geld sparen. Bei der Auswahl des Namens ist zusätzlich die Einhaltung vorgegebener Parameter entscheidend:

  • Der Firmenname muss Unterscheidungskraft besitzen. Beim Prozess der Namensgebung muss eine Benennung ausgewählt werden, welcher sich von anderen Unternehmen in der Region abhebt. Die genauen Anforderungen erhältst du in der Regel bei deiner entsprechenden Zulassungsstelle.
  • Der Firmenname darf nicht in die Irre führen. Der Name deines Unternehmens darf ausschließlich jene Leistungen widerspiegeln, die du auch tatsächlich anbietest. Namenszusätze wie “Distribution”, “Produktion” oder auch “Beratung” müssen unbedingt Programm sein.
  • Der Firmenname darf keine Verwechslungsgefahr bewirken. Wählst du einen Namen für dein Unternehmen aus, solltest von zu großen Ähnlichkeiten zu Unternehmen in deiner Region absehen. Die daraus resultierende Verwechslungsgefahr kann deinen möglichen Umsätzen schnell einen Dämpfer verpassen.

Handelsregistereintrag durch den Notar

Gründest du eine Agentur, bist du mit hoher Wahrscheinlichkeit zu einem Eintrag im Handelsregister verpflichtet. Für diesen Prozess ist die Beglaubigung eines Notars unumgänglich. Um diesen Schritt abzuwickeln, musst du deinen Personalausweis, eine Gesellschafterliste sowie Musterprotokolle oder Satzungen vorlegen.

Vertrittst du einen oder mehrere Gründungsmitglieder ist zusätzlich die Übermittlung einer Vollmacht bzw. Überbeglaubigung notwendig.

Der nächste Schritt ist die Eintragung deiner Agentur im bundesweiten Handelsregister. Hierbei handelt es sich um einen verpflichtenden Teilschritt auf dem Weg in die Selbstständigkeit. Eine Versäumnis diesbezüglich kann Geldstrafen von bis zu 5.000 € nach sich ziehen. Die Informationen, die im Rahmen dieses Eintrags übermittelt werden, sind folgende:

  • Name und Anschrift des Unternehmens
  • Anschriften möglicher Zweigniederlassungen
  • Höhe des verfügbaren Grundkapitals
  • Name und Geburtsdatum von Geschäftsführern und Prokuristen
  • Genutzte Rechtsform
  • Tag und Ort der Eintragung

Die notarielle Beglaubigung ist in diesem Zusammenhang mit der Gültigkeit des Dokuments verbunden. Sollten sich diesbezüglich im Laufe der Zeit Änderungen ergeben, musst du diese rechtzeitig melden.

Gewerbeanmeldung

Ein weiterer Schritt, welchen du im Falle einer Gewinnabsicht durchführen musst, ist die Gewerbeanmeldung. Ebenso wie der Handelsregistereintrag handelt es sich hierbei um eine verpflichtende Aufgabe. Die Anlaufstelle hierfür ist dein regionales Ordnungs- oder Bezirksamt. In einigen Bundesländern wie Bayern oder Hamburg kannst du diesen Schritt auch direkt bei der Industrie- und Handelskammer abwickeln.

In diesem Zusammenhang solltest du dir nicht allzu viel Zeit lassen. Um Bußgelder zu vermeiden, muss dieser Schritt mit dem Tätigkeitsbeginn vollständig abgewickelt sein. In vielen Fällen ist lediglich ein Personalausweis zur Durchführung nötig. Da jedoch einige Branchen zusätzliche Zertifikate der Qualifikation benötigen, solltest du dich diesbezüglich vorab informieren.

Registrierung beim Finanzamt

Mit einer zusätzlichen Registrierung beim Finanzamt ist der Prozess der Anmeldung abgeschlossen. Das erforderliche Dokument ist in diesem Rahmen der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Somit kann das Finanzamt einordnen, welche steuerlichen Belastungen auf deine Agentur zukommen werden. Mit dem Ausfüllen des Fragebogens wird dir in weiterer Folge eine individuelle Steuernummer zugeteilt.

Welche Informationen erforderlich sind, hängt stark von deiner gewählten Rechtsform ab. Grundsätzlich müssen jedoch allgemeine Angaben zu deiner Person, weiteren Gründungsmitgliedern und dem genauen Tätigkeitsfeld gemacht werden. Außerdem musst du das Finanzamt beispielsweise über die Art deiner Gewinnermittlung in Kenntnis setzen. Alternativ zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung kannst du dich auch für die doppelte Buchführung entscheiden.

Was sollte ich beachten, wenn ich eine Agentur im Ausland gründen möchte?

Aufgrund verschiedener Vorteile entscheiden sich viele Jungunternehmer, die Gründung ihrer Agentur ins Ausland zu verlegen. Geringere Steuern, weniger Auflagen oder auch höhere Gewinnpotenziale locken auch Selbständige aus Deutschland regelmäßig an. Falls du diese Option selbst in Betracht ziehen möchtest, solltest du allerdings die anschließenden Punkte nicht außer Acht lassen.

  • Informiere dich über dein Zielland: Instabile politische Lagen oder kulturelle Besonderheiten können das Erfolgspotenzial massiv einschränken. Auch der unterschiedliche Wert deines Angebots vor Ort kann sich negativ auswirken.
  • Beschaffe die notwendigen Zulassungen: Ebenso wie in Deutschland wird die Gründung einer Agentur einige bürokratische Voraussetzungen mit sich bringen. Um hier passend informiert zu sein, ist eine Kontaktaufnahme mit der entsprechenden Botschaft zielführend.
  • Treffe logistische Vorbereitungen: Abgesehen von notwendigen Dokumenten können auch logistische Anforderungen zur Herausforderung werden. In einigen Ländern ist die Agenturgründung nur möglich, sofern sich dein Hauptwohnsitz im selben Land befindet. Einen möglichen Umzug musst du daher möglicherweise in Betracht ziehen.

Fazit

Die Gründung einer Agentur kann den langen Traum der Selbstständigkeit endlich erfüllen. Wie jedoch bereits angesprochen, erledigt eine gute Idee bei weitem nicht den Löwenanteil, der für eine erfolgreiche Basis notwendig ist. Die Vorbereitung kann nur unter der Berücksichtigung vieler Aspekte erfolgen und dabei oft Jahre in Anspruch nehmen. In diesem Zusammenhang ist unbedingt geduldiges Handeln notwendig. Ohne die Abdeckung der notwendigen Erfordernisse bleibt der Erfolg entweder gänzlich aus oder ist im besten Fall nur von kurzer Dauer.

Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links

[1] https://page-online.de/branche-karriere/was-muss-ich-bei-der-agenturgruendung-beachten/ [2] https://gruenderplattform.de/geschaeftsideen/werbeagentur-gruenden

Bildquelle: 123rf.com / Katarzyna Białasiewicz

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