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Buchhaltung

Für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen spielt die Buchhaltung eine sehr wichtige Rolle. Das Finanzamt fordert eine lückenlose Dokumentation aller Geschäftsvorfälle auf Basis von Belegen. Eine ordentliche und korrekte Buchführung erspart viel Ärger. Mit etwas Grundlagenwissen kannst auch du als Anfänger lernen, worauf es bei der richtigen Buchführung ankommt.

In unserem Beitrag zur Buchhaltung erhältst du alle wichtigen Informationen rund um die Buchführung. Du erfährst mehr über die rechtlichen Grundlagen, die unterschiedlichen Bücherarten und Konten, die essentiell für eine vollständige Buchführung sind. Nach dem Lesen bist du auf dem neusten Stand und kennst dich gut mit dem Thema Buchhaltung aus.

Das Wichtigste in Kürze

  • Jeder Gewerbetreibende ist laut Gesetz zur Buchführung verpflichtet. Unternehmen, die einen Jahresumsatz von über 600.000 Euro oder einen jährlichen Gewinn von über 60.000 Euro erwirtschaften müssen eine doppelte Buchführung vorweisen.
  • Die Buchführung muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchung (GoB) entsprechen. Diese umfassen Aspekte wie: Belegpflicht, Vollständigkeit, Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit.
  • Neben dem Grundbuch gibt es auch ein Haupt- und Nebenbuch. In diesen werden alle Geschäftsvorfälle festgehalten. Für eine übersichtliche und nachvollziehbare Buchführung werden unterschiedliche Geschäftsvorfälle auf unterschiedliche Konten gebucht. In der Buchhaltung wird zwischen Bestands- und Erfolgskonten unterschieden.

Glossareintrag: Der Begriff Buchhaltung im Detail erklärt

Früher oder später muss sich jeder Gewerbetreibende mit dem Thema Buchhaltung beschäftigen. Damit du umfassend informiert bist, haben wir für dich in den folgenden Abschnitten die wichtigsten Fragen rund um das Thema Buchhaltung zusammengesucht und beantwortet. So weißt du, worauf es bei ankommt und bis Experte, wenn es darum geht die Geschäftsvorfälle chronologische, systematische und nachvollziehbare zu erfassen.

Was ist Buchhaltung?

Die Buchhaltung bezeichnet die Organisationsabteilung eines Unternehmens, die sich mit der kompletten Buchführung befasst (1). Buchhaltungs-Abteilungen bestehen aus einem oder mehreren Buchhaltern. Sie dokumentieren alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Genauer gesagt alle Vorgänge, die das Vermögen eines Unternehmens betreffen.

Die Buchhaltung gehört zu den Aufgaben des Rechnungswesens. Der Buchhalter dokumentiert alle Kundengeschäfte, Kredite und Lohnzahlungen des Unternehmens. (Bildquelle: pixabay/ Steve Buissinne)

Die Bezeichnung Buchhaltung stammt von der früheren Praxis. Früher war es üblich alle Belege handschriftlich zu erfassen und anschließend in Buchform zu sortieren. Heutzutage erledigen Softwares oder EDV-Systeme diese Arbeit. Dort können Einnahmen und Ausgaben, Bilanzierungen, Lohn-und Gehaltszahlungen sowie weitere Aufgaben schnell und einfach durchgeführt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung?

Im Alltag werden die beiden Begriffe “Buchhaltung” und “Buchführung” häufig als Synonym verwendet. Dies ist jedoch nicht ganz richtig, denn die beiden Begriffe haben jeweils eine andere Bedeutung (2).

Die Begriffe Buchhaltung und Buchführung können nicht synonym verwendet werden.

Bei der Buchhaltung handelt es sich um die Organisationsabteilung, die sich um die Erfassung und Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle kümmern.

Die Buchführung hingegen bezeichnet die dahinter befindliche Methodik und wird als lückenlose und geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle auf Basis von Belegen verstanden. Eine korrekte Buchführung kann mögliche Schwachstellen im Unternehmen aufdecken und Aufschluss über dessen Liquidität geben.

Was fällt in den Aufgabenbereich der Buchhaltung?

Die Hauptaufgabe der Buchhaltung ist die chronologische, systematische und nachvollziehbare Erfassung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens in einem Abrechnungszeitraum.

Dabei richtet sich der Buchhalter nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und den handelsrechtlichen Vorschriften.

Die gelieferten Zahlen dienen als Arbeitsgrundlage für das Controlling.

Zu den typischen Aufgaben eines Buchhalters gehören:

  • Aufstellen und Verbuchen von Einnahmen und Ausgaben
  • Bearbeitung der Transaktionen von Kunden
  • Verfassen von Steuererklärungen und Lohnabrechnungen
  • Prüfung von Reisekosten
  • Analyse von Zahlen und Berichterstattung
  • Abschreibungen
  • Belegorganisation
  • Lohn- und Gehaltszahlungen
  • Inventur
  • Unterstützung bei der Erstellung der Monats- und Jahresabschlüsse nach dem HBG

Welche Teilbereiche der Buchhaltung gibt es?

Aufgrund der umfangreichen Aufgaben ist es in größeren Unternehmen üblich, dass die Buchhaltung in mehrere Teilbereiche untergliedert wird.

Diese umfassen:

  • Finanzbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
  • Anlagenbuchhaltung

Im Folgenden erfährst du worum es sich genau in den Teilbereichen handelt.

Finanzbuchhaltung

Der Finanzbuchhalter erfasst alle Aufwendungen und Erträge eines Unternehmens, um sein Gesamtergebnis zu ermitteln. Er erhebt betriebswirtschaftliche Kennzahlen aus der Geschäfts- und Betriebsbuchhaltung für Monats-,Quartals- und Jahresabschlüsse und bewertet anschließend die Bilanzen (3). Die Ergebnisse werden dokumentiert und der Geschäftsleitung präsentiert.

Folgende vier Aufgabenbereiche übernimmt die Finanzbuchhaltung:

  • Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
  • Bilanzierung
  • Dokumentierung von Bestandsveränderungen
  • Überwachung der Selbstkosten

Die Finanzbuchhaltung kann als der Teil des Finanz- und Rechnungswesens verstanden werden, der sich mit allen Buchungen befasst, die außerbetrieblichen Zwecken dienen.

Lohnbuchhaltung

Der Lohnbuchhalter beschäftigt sich, wie der Begriff bereits sagt, mit den Lohn-und Gehaltsabrechnungen der Angestellten eines Unternehmen.

Zu den Aufgaben eines Lohnbuchhalters gehören:

  • Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Berechnung der Abgaben für Sozialleistungen
  • Monatliche Überweisen von Löhnen und Gehältern
  • Anlegen und Pflege der Personalakten
  • Berechnung von Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld
  • Führung der Jahreslohnkonten
  • Lohnsteuervoranmeldung
  • Erstellung von Buchungsbelegen für die Finanzbuchhaltung

Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung befasst sich mit der Abwicklung aller eingehenden und ausgehenden Rechnungen.

  • Kreditorenbuchhaltung: Als Kreditor werden Lieferanten bezeichnet von denen das Unternehmen Waren oder Dienstleistungen bezieht. Die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich mit der Erfassung und Begleichung der Eingangsrechnungen.
    Debitorenbuchhaltung: Als Debitor werden Kunden eines Unternehmens bezeichnet, die Waren oder Dienstleistung in Anspruch nehmen und Geld dafür bezahlen müssen. Die Debitorenbuchhaltung verwaltet Forderungen wie: Lastschriften, Rechnungen, Zahlungserinnerungen oder Mahnverfahren.

Anlagenbuchhaltung

Unternehmen besitzen nicht nur finanzielles Vermögen. Auch Güter wie Maschinen oder Immobilien gehören zum Eigentum des Unternehmens. Die Aufgabe der Anlagenbuchhaltung ist diese zu verwalten.

Wer ist Buchführungspflichtig?

Laut Gesetzt ist jeder Gewerbetreibende zur Buchführung verpflichtet. Dazu zählen ohne Ausnahmen: Großunternehmen, Kleinunternehmen, Freiberufler oder Selbstständige. Die Buchführung muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchung (GoB) entsprechen (4). Es wird zwischen zwei Arten von Buchführung unterschieden.

  • Einfache Buchführung: Der Gewinn wird mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt. Es wird der Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben als Gewinn verzeichnet. Die vereinfachte Formel lautet: Einnahmen – Ausgaben = Gewinn. Gilt für Kleinunternehmer, Freiberufler sowie Minderkaufleute die weniger als 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Gewinn in einem Geschäftsjahr erzielen.
  • Doppelte Buchführung: Die Geschäftsvorfälle werden auf mindestens zwei Konten: Konto und Gegenkonto kontiert (Soll- und Haben-Buchführung) Ist für alle Gewerbetreibenden und Unternehmer verpflichtend, die einen Jahresumsatz von über 600.000 Euro oder einen jährlichen Gewinn von über 60.000 Euro erwirtschaften.

Nach § 241a HGB sind Einzelunternehmen, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahre den Umsatzerlös von 600.000 Euro und den Jahresüberschuss von 60.000 Euro unterschreiten, nicht buchführungspflichtig.

Wie wird eine Buchhaltung ordnungsgemäß geführt?

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind in den HGB (§ 238 ff.) gesetzlich festgeschrieben (5). Vor allem die Belegpflicht ist für die Buchung essentiell.

Nicht umsonst heißt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!

Demnach sollten die Belege bei einer doppelten Buchführung wie folgt organisiert und dokumentiert werden:

  • Vollständigkeit: Lückenlose Führung aller Bücher. Jeder Geschäftsvorfall muss aufgezeichnet werden.
  • Richtigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen sowohl formell (Konten/Namen) als auch materiell (Inhalt/ Wert) korrekt gebucht werden.
  • Klarheit und Nachvollziehbarkeit: Die Buchführung muss auch für Dritte (Finanzamt etc.) klar Strukturiert und nachvollziehbar sein.
  • Zeitgerechtheit: Alle Buchungen müssen chronologisch und innerhalb einer angemessenen Frist vorgenommen werden.
  • Nachprüfbarkeit: Der Geschäftsvorfall muss durch einen Beleg nachgewiesen und im Grundbuch aufgezeichnet werden. Wichtig: Änderungen und Korrekturen müssen ebenfalls vermerkt werden.
  • Aufbewahrung und Sicherheit: Es gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht (§ 257 HGB) von 6. bzw. 10 Jahren.

Welche Arten von Büchern gibt es in der Buchhaltung?

Bei der Buchhaltung kann mit drei Arten von Büchern gearbeitet werden. In der folgenden Auflistung erfährst du mehr darüber, was die jeweilige Art ausmacht.

  • Grundbuch oder Journal: Erfasst alle Geschäftsvorfälle und hält sie in chronologischer Reihenfolge fest. Dazu zählen Informationen wie: Datum, Betrag, Verweis auf Beleg, Sollkonto, Habenkonto, Erläuterungen zum Geschäftsvorfall.
  • Hauptbuch: Enthält alle Sachkonten. In den Konten werden alle einzelnen Geschäftsvorfälle aus dem Grundbuch nach ihrem sachlichen Gesichtspunkten verbucht.
  • Nebenbuch: Erläutert Teilbereiche der Hauptbuchhaltung noch einmal näher. Häufig verwendete Nebenbücher sind etwa das Warenbuch, das Kontokorrentbuch oder das Kassenbuch.

Heutzutage handelt es sich eher um Datenbanken als um tatsächliche Bücher in Papierform. Je nach Bedarf können noch weitere Nebenbücher angelegt werden.

Welche Arten von Konten gibt es in der Buchhaltung?

Die Nutzung verschiedener Kontoarten sorgt für eine übersichtliche und nachvollziehbare Buchführung. Unterschiedliche Geschäftsvorfälle werden auf unterschiedliche Konten gebucht.

Ein Konto besteht immer aus einer Soll- und Haben-Seite. Auf der Soll-Seite befinden sich die Vermögenswerte (Bargeldbestand, Anlagen, Maschinen, Grundstücke etc.), auf der Haben-Seite alle Verbindlichkeiten (Hypotheken, Darlehen, Rückstellungen etc.) des Unternehmens.

In der Buchhaltung wird zwischen zwei Kontoarten unterschieden:

  • Bestandskonten: Erfassen alle Güter und Gelder und unterteilt sie nochmals in aktive (Soll) und passive (Haben) Bestandskonten.
  • Erfolgskonten: Beschreiben alle Vorgänge, die erfolgswirksam sind bzw. die das Vermögen in einer Art und Weise betreffen. Sowohl Gewinne als auch Verluste werden berücksichtigt. Innerhalb des Erfolgskontos unterscheidet man zwischen Aufwands- und Ertragskonten. Aufwandskonten umfassen alle Ausgaben bzw. Eigenkapital-Minderungen wie Personalkosten oder Abschreibungen. Diese werden im Soll gebucht. Ertragskonten beinhalten alle Einnahmen bzw. Zugänge, die das Eigenkapital erhöhen. Diese werden im Haben verbucht.

Ist die Nutzung von Buchungssoftwares sinnvoll?

Im Wandel der Digitalisierung wurde aus der handschriftlichen Belegserfassung und Sortierung eine Umstellung auf Softwares. Diese Softwares sind speziell für die Buchhaltung konzipiert. Die dort vorhandenen Tools und Programme erleichtern den Alltag ungemein.

Sie ermöglichen einen umfassenden Überblick über die Firmenfinanzen. Einnahmen und Ausgaben können jederzeit abgerufen werden. Vor allem bei der doppelten Buchführung sind die elektronischen Helfer ideal. Hier muss jeder Geschäftsvorfall nur einmal eingegeben werden und wird im Anschluss automatisch den entsprechenden Konten zugeordnet.

Buchhaltungs-softwares sind leicht zu bedienen und sparen viel Zeit.

Die Investition in eine verlässliche Software ist unabdingbar. Eine gute Buchhaltungssoftware erkennst du daran, dass sie über ein GoBH-Zertifikat verfügt. Dies stellt sicher, dass alle steuerrelevanten Unterlagen den Vorgaben entsprechend erfasst und archiviert werden können. So hat weder der Steuerprüfer noch das Finanzamt etwas an den Unterlagen auszusetzen.

Fazit

Wer sich von Beginn an mit dem Thema Buchhaltung auseinandersetzt spart sich eine Menge Arbeit und Nerven. Denn die richtige Vorgehensweise und gewisses Grundverständnis sind besonders wichtig. Buchungssoftwares können als Unterstützung herangezogen werden. Sie helfen dabei, einen Überblick über die Finanzen zu verschaffen. Alle relevanten Informationen werden digital gespeichert und können jederzeit abgerufen werden. Die Investition in eine Software hilft dir bei einer strukturierten und ordentlichen Buchhaltung.

Mit dem gewissen Know-How gelingt auch dir als Anfänger die Buchführung. Wir empfehlen dir alle relevanten Belege von Beginn an zu sammeln und sie gut aufzubewahren. Am besten trägst du jeden Beleg sofort in deine Software ein. So verhindert du, dass dir wichtige Belege abhanden kommen. Denn wie du weißt lautete der Grundsatz der Buchhaltung: Keine Buchung ohne Beleg!

Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links

[1] https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/buchhaltung-31013 [2] https://de.wikipedia.org/wiki/Buchhaltung [3] https://www.haufe.de/finance/jahresabschluss-bilanzierung/jahresabschluss-abstimmen-der-erloese_188_432120.html [4] https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/grundsaetze-ordnungsmaessiger-buchfuehrung-gob-32782 [5] https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__238.html#:~:text=Handelsgesetzbuch,ordnungsm%C3%A4%C3%9Figer%20Buchf%C3%BChrung%20ersichtlich%20zu%20machen.

Bildquelle: Sarah Shaffer / unsplash

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