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Digitale Tools: Werkzeuge zur Prozessoptimierung

Digitales Arbeiten

In Zeiten der Digitalisierung auch Geschäfts- und Arbeitsprozesse ins Netz zu verlagern und so dem Wunsch der Menschen nach mehr Organisation und Flexibilität nachzukommen, ist unerlässlich. Ob auf der Arbeit, in der Schule oder sogar im Alltag – digitale Werkzeuge findet man heutzutage überall. Viele nutzen diese wahrscheinlich auch unbewusst und ganz selbstverständlich. Kann man jetzt vieles unterwegs vom Smartphone oder Tablet steuern und organisieren, sind solche Tools auch im Arbeitsalltag sehr gefragt, um immer mobil und unabhängig von seinem Schreibtisch zu sein.

Dabei gibt es verschiedene digitale Tools, die je nach Unternehmensbereich ganz unterschiedlich genutzt werden. Was aber ein digitaler Werkzeugkasten eigentlich ist, welche Tools es dabei gibt und welche sich davon am besten für dich eignen, zeigen wir dir in diesem Artikel.

Das Wichtigste in Kürze

  • Digitale Tools sind nichts anderes als Werkzeuge, die Nutzern auf ihrem Laptop, Smartphone oder Tablet als App oder Programm zur Verfügung stehen und so den Arbeitsalltag erleichtern.
  • Je nach Unternehmens- oder Tätigkeitsbereich, eignen sich natürlich andere digitale Tools für dich. Auch die Lehrer nutzen im Unterricht heutzutage verstärkt digitale Tools.
  • Digitale Tools sollten unbedingt benutzerfreundlich, kostengünstig und mobil nutzbar sein, damit der Sinn und Zweck auch wirklich erfüllt wird.

Definition: Was sind digitale Tools?

Digitale Tools sind im Grundsatz nichts anderes als Werkzeuge, die verwendet werden, um die Zusammenarbeit und verschiedene Geschäftsprozesse zu verbessern – und das natürlich digital. Solche Werkzeuge sind einfach nur verschiedene Programme und Anwendungen auf dem Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone, die den Workflow verbessern.

Dabei gibt es ganz verschiedene digitale Tools beispielsweise, um die Kommunikation unter Kollegen und mit Geschäftspartnern zu verbessern, den Arbeitsalltag mit verschiedenen Programmen zu strukturieren und sogar in der Schule finden solche Werkzeuge heutzutage Anwendung. Digitale Tools können vor allem:

  • die Kommunikation und Zusammenarbeit des Teams verbessern;
  • den Workflow optimieren;
  • den Informations- und Wissensfluss innerhalb des Unternehmens erhöhen;
  • Kundenbeziehungen und Geschäftsprozesse vereinfachen und übersichtlich gestalten;
  • das Selbstmanagement und den Arbeitsalltag verbessern.

Es gibt sozusagen für jeden Bereich in Unternehmen oder auch im Alltag verschiedene Tools, die in Zeiten von Digitalisierung und Co. immer wichtiger werden. Installiert als App oder Programm auf dem Smartphone oder Laptop kannst du nun von überall auf deine Daten zugreifen und flexibel deiner Arbeit nachkommen – egal von welchem Ort. Sogar zum Lernen gibt es mittlerweile digitale Tools, die beispielsweise Webseiten, Artikel oder Literatur für dich verwalten, damit du ganz einfach darauf zugreifen kannst.

Digitale Tools helfen bei der Organisation des digitalen Arbeitsalltags. (Bildquelle: unspash.com / NordWood)

Hintergründe: Was du über digitale Tools wissen solltest

Digitale Tools können den Arbeitsalltag stark vereinfachen und bereichern, doch eignen sich nicht alle Werkzeuge auch für jedes Unternehmen. Mittlerweile gibt es jedoch eine breite Masse an digitalen Tools, die für jede Art von Arbeit die passende Lösung zu bieten haben. Welche Tools es überhaupt gibt und für welche Unternehmensbereiche sie geeignet sind, zeigen wir dir in diesem Abschnitt.

Welche digitalen Tools gibt es überhaupt?

Wie schon gesagt gibt es heutzutage eine Menge digitaler Werkzeuge, zwischen denen man sich entscheiden kann. Natürlich können wir dir in diesem Artikel nicht alle Tools vorstellen, jedoch wollen wir dir anhand verschiedener Beispiele zeigen, was man unter digitalen Tools eigentlich versteht.

Projektmanagement

Theoretisch kannst du für all deine Aufgabenbereiche andere Tools verwenden, jedoch gibt es für den digitalen Arbeitsplatz auch Komplettlösungen wie beispielsweise Microsoft Office 365. Word, Outlook, OneDrive oder Microsoft Project sind alles digitale Tools, die dir das ortsunabhängige Arbeiten und auch die kollaborative Zusammenarbeit bei verschiedenen Projekten ermöglichen, um den Workflow zu verbessern.

Eine bekannte Projekt-Collaborations-Plattform ist beispielsweise die Anwendung Trello.

Es ist damit möglich, Projekte zu verwalten und Zuständigkeiten für einzelne Arbeitsschritte einzurichten. Das Bestimmen von Deadlines, Erstellen von ToDo Listen und das Hochladen von Dokumenten ist mit dieser Anwendung problemlos möglich. Vergleichbar mit Trello sind unter anderem die Anwendung Asana oder Airtable. Natürlich kannst du solche Tools auch für dich alleine nutzen und so deinen Arbeitsalltag strukturieren und dir selber Deadlines, ToDos oder Termine eintragen.

In Tools zum Projektmanagement können z.B. ToDo-Listen erstellt werden. (Bildquelle: pixabay.com / bohed)

Auch Evernote ist ein digitales Werkzeug, welches sehr häufig zum Speichern von Notizen, Verfassen von Texten, Büchern und Artikeln verwendet wird. Für den Datenaustausch innerhalb eines Teams ist beispielsweise die Dropbox eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit, Dokumente zu speichern und von überall darauf zugreifen zu können.

Kommunikation

Auch für die Kommunikation untereinander gibt es spezielle digitale Werkzeuge, wie beispielsweise Slack, Skype, Microsoft Teams oder Zoom. So kann man verschiedene Web-Konferenzräume einrichten und beispielsweise durch Screensharing Prozesse besser erklären und aufeinander abstimmen. In Slack wird durch das Erstellen verschiedener Chaträume die Kommunikation verbessert. Sogar E-Mail-Programme auf Smartphone oder Laptop die den Informationsfluss aufrechterhalten, gehören zu den digitalen Tools, die wir wohl alle in unserem Alltag mehrfach nutzen. Des Weiteren kann man über solche Kommunikationskanäle natürlich auch mit Kunden oder Dienstleistern in Kontakt treten.

Selbstmanagement oder Strukturierung des Arbeitsalltags

Um deinen Alltag zu managen – egal ob auf der Arbeit oder zu Hause – kannst du unter anderem auf Tools wie Terminplaner, ToDo Listen, Zeiterfassungstools oder Mindmaps sowie Brainstorming Tools zurückgreifen. Natürlich sind diese digitalen Werkzeuge nicht nur für die Arbeit relevant, sondern werden von den meisten Menschen heutzutage auch im Alltag genutzt. Navigations-Apps, Mailprogramme oder Kommunikationsdienste wie WhatsApp, befinden sich heutzutage auf jedem Smartphone und ermöglichen eine optimale Vernetzung.

Für welche Unternehmensbereiche lohnen sich digitale Tools?

Wie bereits gesagt gibt es für jeden Unternehmensbereich andere digitale Werkzeugkästen, die speziell auf die verschiedenen Tätigkeitsbereiche und Aufgaben abgestimmt sind.

Finanzen

Das Regeln der Finanzen ist für jedes Unternehmen einer der wichtigsten Bereiche und wird aufgrund der hohen Daten- und Zahlenmengen natürlich digital ausgeführt. Auch im Bereich des Rechnungsmanagements sind digitale Tools praktisch und nicht mehr wegzudenken.

Rechnungen können damit ganz einfach erstellt und automatisiert verschickt und Liquiditätsengpässe oder nicht bezahlte Rechnungen angezeigt werden, um wertvolle Ressourcen wie Zeit und Kosten zu sparen. In Kombination mit solchen Rechnungstools kann auch die Buchhaltung und Steuerabwicklung automatisiert und stark vereinfacht werden.

Besonders für Freelancer, Selbstständige und Freiberufler sind solche Rechnungstools eine enorme Hilfe im Arbeitsalltag.

In diesem Zusammenhang spielt auch das Online-Banking eine wichtige Rolle. So kann man jederzeit Finanzen einsehen und Kontrolle über verschiedene Zahlungen behalten. Sozusagen ist das Online-Banking per App oder Software auch ein digitales Tool, welches dir den Gang zur Filiale erspart und Finanzen schnell und unkompliziert regelt – nicht nur für Unternehmen.

Zusammenarbeit

Welche Tools die Zusammenarbeit untereinander stärken können, haben wir dir bereits kurz erklärt. Jedoch wollen wir hier noch einmal genauer auf das Thema Collaboration eingehen.

Vor allem bei standortübergreifenden oder globalen Projekten und Teams sind digitale Tools enorm wichtig, um Prozesse und Arbeitsschritte für jeden zugänglich zu machen und effizient zu gestalten. Daten sowie wichtige Dokumente für das Projekt werden somit an einem Ort gesammelt und ermöglichen eine strukturierte Übersicht.

Ein gutes Tool zur standortübergreifenden Kommunikation ist slack. (Bildquelle: unsplash.com / Stephen Phillips)

Natürlich ist in diesem Zusammenhang auch eine gute Kommunikationsstruktur für Rückfragen oder das Abhalten von Teammeetings wichtig, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben und Probleme oder Anregungen in einem virtuellen Gespräch zu klären, damit die Prozesse nicht ins Stocken geraten.

Personalmanagement und Recruiting

Geschah das Personalmanagement vor nicht allzu langer Zeit noch per Akte in Papierform, wird auch dieser Prozess nun zunehmend digitalisiert. Mit steigender Mitarbeiterzahl, Fluktuation oder komplexeren Bewerbungsverfahren, ist es kaum noch möglich, alles in Papierform weiterzuführen.

Auch hier kann vieles automatisiert werden, beispielsweise die Zeiterfassung oder Fehlzeiten sowie das Managen von Urlaubstagen. Auch für freie Mitarbeiter und Selbständige gibt es verschiedene Apps, die die Arbeitszeiten messen und schließlich automatisiert auf die Rechnungen übertragen.

Beim Recruiting können digitale Tools wie beispielsweise der XingTalentManager oder der LinkedIn Recruiter helfen, neue Talente an Land zu ziehen. XING und LinkedIn bieten mit ihren Tools zudem die Möglichkeit, eigene Talent-Pools und Pipelines aufzubauen und zu pflegen. Das digitale Tool “Talent Network” bietet darüber hinaus auch die Möglichkeit, Newsletter und Mails automatisiert zu verschicken, die Interessenten mit Formularen besser kennenzulernen und durch Filter ein erfolgreiches Active Sourcing zu betreiben.

Weiterbildung und E-Learning

Das E-Learning oder verschiedene Weiterbildungen spielen am digitalen Arbeitsplatz auch eine zunehmend wichtigere Rolle. So können Unternehmen ihren Mitarbeitern Vorgaben zu verschiedenen Arbeitsschritten und Wissen bereitstellen, auf das zeit- und ortsunabhängig zurückgegriffen werden kann.

Auch für das Weiterbilden der Mitarbeiter oder natürlich sich selbst kann auf externe Online-Plattformen oder Programme zurückgegriffen werden, die komplett digital funktionieren und meist sogar kostengünstiger sind, als beispielsweise Präsenzseminare.

Online-Weiterbildungen können von überall aus absolviert werden. (Bildquelle: pixabay.com / expresswriters)

Welche digitalen Tools sind für Selbstständige und kleine Unternehmen geeignet?

Für kleine Unternehmen sowie Selbstständige sind natürlich weniger digitale Tools relevant, wie beispielsweise für Großkonzerne oder globale Unternehmen. Auch die Kosten spielen hier eine wichtige Rolle und sollten natürlich nicht ins Unermessliche steigen.

Auch bei kleinen Unternehmen sind CRM-Tools wichtig, um die Kundenbeziehungen von Anfang an genau im Blick zu behalten.

Alle Dokumente, Mails und Kontaktdaten der Kunden können so mit nur einem Klick abgerufen werden und sind stets griffbereit. Auch die Kommunikation kann darüber laufen und vollständig dokumentiert werden.

Die Buchhaltung ist natürlich auch ein wichtiger Punkt, bei dem man durch die Verwendung von digitalen Werkzeugen eine Menge Zeit, Ressourcen und Nerven sparen kann. Rechnungen, Zahlungen und Co. werden durch digitale Tools in die Buchhaltung integriert und können auch von unterwegs genutzt werden.

Ob alleine oder in einem kleinen Team – das Projektmanagement ist auch hier das A und O. Tools wie Trello oder Asana bieten einen besonders guten Überblick und können alle Tasks sowie Deadlines übersichtlich darstellen. Auch als Selbstständiger ohne Mitarbeiter ist das Selbstmanagement in Form von ToDo Listen und Terminkalendern wichtig, um allen Kunden oder Aufgaben gerecht werden zu können. In Evernote können beispielsweise Notizen, Denkanstöße oder Ideen auch unterwegs notiert und mit anderen geteilt werden.

Welche digitalen Tools gibt es für den Unterricht?

Ja, auch in Schulen werden mittlerweile digitale Tools für das Lernen herangezogen – ob für die Gestaltung des eigenen Unterrichts, dem Austausch mit Kollegen oder der Planung für künftige Schulprojekte. Setzt man digitale Werkzeuge ein, kann man nicht nur den eigenen Schulalltag strukturieren, sondern auch mit Schülern und Kollegen im Austausch bleiben.

Für Lehrer

Unter anderem können auch unter den Lehrern Projektmanagement Tools eingesetzt werden, um Lerninhalte miteinander zu teilen und vielleicht sogar zu verbessern. Unterrichtsfortschritte können leichter dokumentiert sowie für alle Lehrer transparenter gestaltet und auch Termine für Klassenarbeiten oder Hausaufgaben können so viel besser organisiert werden.

Für die Vorbereitung des Unterrichts eignet sich besonders Evernote oder OneNote, was auch das Ordnen von Fotos oder Dokumenten ermöglicht, die für den Schulalltag besonders häufig gebraucht werden. Für das Erstellen von Präsentationen, Bildern oder Audioaufnahmen gibt es mit iMovie oder Keynote für Apple oder den Microsoft Office-Programmen viele Möglichkeiten.

Ähnlich einer digitalen Personalakte gibt es speziell für Lehrer auch die sogenannte “Lehrer-App“ oder das “TeacherTool“. Hier können Fehlzeiten der Schüler, Kontaktdaten und Noten eingetragen sowie verwaltet werden und sozusagen das klassische Klassenbuch ersetzen – ob zu Hause oder in der Schule.

Für den Unterricht

Da Schüler mittlerweile sowieso ihr Smartphone in der Tasche haben, kann man dieses auch gewinnbringend einsetzen, anstatt es zu verbieten. Apps und Programme wie Sofatutor bieten beispielsweise eine riesen Auswahl an Übungsaufgaben und Arbeitsblättern, die sowohl im Unterricht als auch zu Hause von den Schülern bearbeitet werden können. Für mehr Spaß beim Lernen sorgen Apps wie Actionbound, die Lerninhalte spielerisch vermitteln.

Außerdem gibt es Apps, mit denen Lehrer Umfragen, Wissensüberprüfungen oder Quizfragen erstellen können, die die Schüler dann im Unterricht ausfüllen. Bekannt dafür sind beispielsweise Plickers, Quizlet oder LearningApps, die allesamt kostenlos zur Verfügung stehen. Dabei gibt es zusätzlich auch Anwendungen, die extra auf die einzelnen Unterrichtsinhalte und -fächer abgestimmt sind.

Welche digitalen Tools eignen sich für das Marketing?

Im Bereich Marketing und Online Marketing sind digitale Tools gefragter denn je. Auch hier empfehlen wir natürlich wieder ein Collaboration-Tool, um Arbeitsabläufe und Prozesse besser zu gestalten. Wie du siehst, sind solche digitalen Tools mittlerweile in fast jedem Unternehmen präsent und ein besonders einfache und effektive Lösung für das Management.

Eines der wichtigsten Tools für das Inbound Marketing ist HubSpot als All-in-one-Software. Mit HubSpot erhältst du Zugriff auf viele digitale Tools für soziale Medien, das Bloggen, Lead-Management, E-Mails und vieles mehr. HubSpot bietet dir sozusagen alles, was du für einen erfolgreichen Start ins Marketing brauchst.

Natürlich gibt es solche digitalen Werkzeuge auch im Einzelpaket. Beispielsweise kannst du für das E-Mail-Marketing auch auf das Tool MailChimp zurückgreifen, welches dein komplettes Newsletter-Management übernimmt. Das Tool Hootsuite oder BuzzSumo kann dir bei deinem Social-Media-Marketing behilflich sein. Wer noch keine besonderen Design-Kenntnisse besitzt, kann beispielsweise mit der App Canva beispielsweise Grafiken für Blog oder Instagram Posts sowie Header oder Cover für Facebook erstellen. Dabei gibt es sogar schon Vorlagen und verschiedene Formate, um Inspiration zu sammeln.

Online Marketing Konzept: Definition und Herausforderungen

Für das Online Marketing bieten sich insbesondere SEO- und Keywordtools an, die das Tracking deiner Website und die Contentplanung vereinfachen. Dazu gehören in erster Linie Tools wie Ahrefs für das Analysieren deiner Webseiten sowie Google Analytics. Mit dem Google Keyword Planner kannst du ganz einfach eine Keyword Recherche durchführen, um deine Marketing Strategie optimal auszurichten.

Was muss ich bei der Auswahl der digitalen Tools beachten?

Um am Ende das oder die richtigen Tools für dich oder das Unternehmen auszuwählen, gibt es vier Kriterien, die unbedingt erfüllt werden sollten.

1. Mobile Nutzbarkeit

Digitale Tools bringen natürlich keinen Mehrwert, wenn sie nur auf einem Computer installiert und verwendet werden können. Die Programme sollten im besten Fall als Apps für Smartphone, Tablet und Co. zur Verfügung stehen und der Zugriff von überall möglich sein. Ob du die Anwendung alleine oder im Team nutzt, spielt dabei keine Rolle. Wichtig ist, dass jeder Mitarbeiter von jedem Ort darauf zugreifen kann.

2. Kostengünstig

Viele digitale Tools oder komplette Werkzeugkästen sind heutzutage sogar kostenlos oder für vergleichsweise wenig Geld käuflich zu erwerben. Die Zeiten, in denen du noch viel Geld für solche Anwendungen und Programme zahlen musstest, sind mit zunehmender Digitalisierung nun auch vorbei.

Wenn du die Programme alleine nutzt, solltest du natürlich eher auf die kostenlosen Dienste zurückgreifen und dich ein bisschen durchtesten, bis du das richtige für dich gefunden hast. Oftmals gibt es auch kostenlose Probemonate, in denen du die Anwendung zunächst auf Herz und Nieren prüfen kannst. Aber auch große Unternehmen können gute digitale Tools für wenig Geld erwerben.

Viele digitale Tools sind für wenig Geld nutzbar. (Bildquelle: pixabay.com / nosheep)

3. Benutzerfreundlichkeit

Auch die Benutzerfreundlichkeit solcher Tools spielt eine wichtige Rolle. Was nützt ein digitales Tool, welches einem Urwald ähnelt und womit sich keiner wirklich zurechtfindet? Auch dann ist der Sinn der digitalen Werkzeuge nicht unbedingt erfüllt. Eine strukturierte und einfache Benutzeroberfläche, die mit nur wenigen Klicks zum Ziel führt ist wichtig, um die Effizienz der Arbeitsabläufe zu gewährleisten und jedem dieses Tool zugänglich zu machen.

4. Cloud-basiert

Dass die Anwendungen cloud-basiert sind, ist besonders für kleine Unternehmen und Selbstständige wichtig. Das bedeutet, dass die Anwendungen über die Server der Anbieter laufen und man zum einen Kosten spart und zum anderen keine IT-Kompetenzen benötigt, um solche Programme zu nutzen.

Großkonzerne oder Unternehmen, die hauptsächlich mit sensiblen Daten arbeiten, sollten sich allerdings für Tools entscheiden, die über ihre eigene IT-Infrastruktur abgedeckt werden können. Zwar sind die Daten bei den Anbietern der digitalen Werkzeuge gut aufgehoben, jedoch sollten hochsensible Inhalte lieber auf den eigenen Servern gespeichert werden.

Fazit

Digitale Werkzeuge vereinfachen nicht nur den Arbeitsalltag, sondern können auch darüber hinaus deinen Tag strukturieren. Besonders in Zeiten der Digitalisierung sind solche digitalen Tools unerlässlich geworden. Ständig unterwegs und oftmals gestresst, sind Anwendungen wie ToDo Listen, Terminkalender und Kommunikationsdienste enorm wichtig und entsprechen dem Wunsch einer immer sich bewegenden Gesellschaft, die auf Fortschritt und Technologie setzt.

Die Auswahl der richtigen Tools sowie die korrekten Anwendung ist essenziell, um von solchen Werkzeugen alleine oder im Team wirklich profitieren zu können. Damit die Tools auch ihren Zweck erfüllen, sollten sie unbedingt klar strukturiert, benutzerfreundlich und mobil nutzbar sein.

Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links

[1] https://edoc.hu-berlin.de/bitstream/handle/18452/7283/kunze.pdf?sequence=1 [2] https://www.bpb.de/lernen/digitale-bildung/werkstatt/228233/digitale-tools-technik-im-bildungsalltag

Bildquelle: unsplash.com / Adeolu Eletu

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