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Digitale Unterschrift erstellen: Wie das geht und was du beachten solltest

Digitalisierung

Im Laufe der Zeit hat haben Fortschritte in den Bereichen Internet, Technologie und Digitalisierung das Leben grundsätzlich einfacher gestaltet. Die zeit- und oft nervenraubenden Nebeneffekte diverser analoger Prozesse gehören gegenwärtig in weitesten Teilen der Vergangenheit an. Nicht nur jüngere Personen, die mit jenem Zeitgeist aufgewachsen sind, sondern auch ältere Generationen können diese Vorzüge optimal in ihren Alltag einbauen.

Während in diesem Zusammenhang vor allem Aspekte wie die Kommunikation, der Konsum und Medien sofort erwähnt werden, hat die gegenwärtige Entwicklung auch aus praktischer Sicht einige Vorteile parat. Dies betrifft in etwas das Vertragswesen. Vereinbarungen unterschiedlichster Art waren bzw. sind teilweise noch heute auf handschriftliche Siganturen angewiesen. Mittlerweile können Unterschriften allerdings auch digital erstellt werden und zur Beschleunigung organisatorischer Prozesse beitragen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Eine digitale Unterschrift ist eine persönliche Signatur in virtueller Form. Rechtlich gesehen ist sie handschriftlichen Signierungen gleichgestellt.
  • Bei Interesse für eine digitale Unterschrift stehen mehrere Optionen zur Auswahl. Abhängig von der Vertraulichkeit des Sachverhaltes sind zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen erforderlich.
  • Die rechtlichen Rahmenbedingungen einer digitalen Signatur gelten innerhalb der gesamten Europäischen Union. Außerhalb dieser Region empfiehlt es sich vorab, die individuellen Gesetzesgebungen zu hinterfragen.

Definition: Was ist eine digitale Unterschrift?

Bei einer digitalen Unterschrift handelt es sich um eine neuartige Form der altbekannten, typischerweise handschriftlichen Signatur. Ein wesentlicher Vorteil dadurch ist die Tatsache, dass nun mittlerweile gänzlich auf jegliches Papier in Kombination mit rechtlichen Übereinkünften verzichtet werden kann.

Um eine digitale Unterschrift zu erstellen, existiert heutzutage eine sehr breite Auswahl an Möglichkeiten. Einschränkungen auf spezielle Software, Geräte oder auch Betriebssysteme sind diesbezüglich so gut wie nicht mehr vorhanden. Bis die Signatur per Handschrift gänzlich ausstirbt wird es wohl noch ein Weilchen dauern. Mit der wesentlichen Vereifachung von vertraglichen Verhandlungen lohnt es sich jedoch bereits jetzt, eine digitale Unterschrift zu erstellen.

Ratgeber: Fragen zur digitalen Unterschrift, deren Antworten du kennen solltest

Das es sich bei „Digitalen Unterschriften“ eher noch um ein relativ neues Thema handelt, sind damit auftretende Fragen relativ häufig. Damit du bei Interesse das notwendige Hintergrundwissen besitzt, wollen wir dir unsere anschließende, detailliert ausgearbeiteten Antworten auf jene Fragen ans Herz legen.

Welche Arten von digitalen Unterschriften gibt es?

Die Einsatzmöglichkeiten einer digitalen Unterschrift sind äußerst vielseitig. Beispielsweise für Bestellungen, Protokolle, Verträge oder Bescheinigungen kannst du die Vorzüge dieses Konzepts für dich nutzen. Digitale Unterschrift ist dabei jedoch nicht immer digitale Unterschrift. Insgesamt stehen drei verschiedene Arten zur Verfügung, welche wir dir im Anschluss etwas genauer erklären wollen.

Die einfache elektronische Signatur

Wie du bereits vom Namen ableiten kannst, handelt es sich hierbei um eine relativ unkomplizierte Form der digitalen Unterschrift. Bei Form und Inhalt musst du dich in jenem Fall nicht an besondere Vorgaben halten. Das Hauptziel dieser Variante besteht grundsätzlich darin, dich oder andere Absender einer Nachricht bzw. eines Dokuments deutlich erkennbar zu machen. Im Falle formfreier Vereinbarungen bzw. Strukturen innerhalb eines Unternehmens kannst du jene Option ohne Bedenken in Betracht ziehen.

Aus juristischer Sicht könnte sich die einfache, elektronische Signatur jedoch als Problemfall erweisen. Dies liegt hauptsächlich daran, dass Gerichte deren Beweiskraft im Einzelfall sehr unterschiedlich gewichten. (Bildquelle: Pixabay / WilliamCho)

Die Erstellung einer einfachen, elektronischen Signatur läuft grundsätzlich auch ohne jegliche Identitätsprüfung ab. Es handelt sich somit alleine in Bezug auf die Durchführung um eine sehr nutzerfreundliche Methode. Die Erstellung eines Nachweisdokuments, welches bestätigt, dass die Unterschrift tatsächlich von dir stammt, ist nicht zwingend notwendig. Um jedoch im Fall der Fälle rechtlichen Schwierigkeiten aus dem Weg zu gehen, solltest du die Erstellung eines solchen Dokuments ernsthaft in Betracht ziehen.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur

Im Gegensatz zur einfachen, digitalen Unterschrift wirst du in jenem Zusammenhang sehr hohe Anforderungen feststellen können. Dies gilt insbesondere in Zusammenhang mit der Identitätsprüfung – aufgrund dessen ist die Beweiskraft bei rechtlichen Fragen deutlich höher eingestuft.

Die fortgeschrittene, elektronische Signatur muss eindeutig mit dem Unterzeichner verbunden sein.

Anwendung findet diese Variante der digitalen Unterschrift bei Dokumenten, die eine etwas größere, rechtliche Tragweite besitzen. Dabei kann es sich beispielsweise um Miet- oder Pachtverträge sowie Verträge zur Gründung von Rechtsformen handeln. Geht es um Patente, Urheberrechtsangelegenheiten sowie die Eintragung von Marken wirst du die fortgeschrittene, elektronische Signatur in der Regel auch vorfinden. Üblicherweise zählen auch Versicherungen unterschiedlichster Art zum Anwendungsgebiet.

Als Nachweis der Authentizität kann entweder der Ausweis des Verfassers eingesehen oder auch ein entsprechendes Nachweisdokument übermittelt werden.

Die qualifizierte elektronische Signatur

Bei der qualifizierten, elektronischen Signatur handelt es sich um die höchste bzw. auch sicherste Form der digitalen Unterschrift. Die Anforderungen sind nochmals eine Spur spezieller. Aufgrund dieser Rahmenbedingungen kommt es normalerweise eher selten vor, dass diese Unterschrift als Kennzeichnung genutzt wird.

Sowohl in Bezug auf die Überprüfung der Identität des Unterzeichners aber auch der Verwahrung des Signaturschlüssels müssen sehr spezielle Anforderungen eingehalten werden. Mit jener Form der digitalen Unterschrift genießt du jedoch bei rechtlichen Fragen die höchste Form der Beweislast.
Damit eine qualifizierte elektronische Signatur genutzt werden kann, musst du jedoch zunächst eine Zertifizierung vornehmen. Hierfür gibt es eine Vielzahl von Anbietern, die dadurch deine Identität und einen öffentlichen Signaturschlüssel miteinander verknüpfen. Der Antrag muss schriftlich und in Kombination mit einem vorgelegten Ausweisdokument erfolgen.

Jene Dokumente, die mit dieser Form der digitalen Unterschrift validiert werden, sind grundsätzlich auch mit einer etwas höheren Form der Geheimhaltung verbunden. Besonders häufig werden sie für diverse amtliche Geschäfte wie Handelsregisteranmeldungen, Jahresabschlüsse oder Wirtschaftsprüfberichte eingesetzt. Die Erteilung von rechtlichen Vollmachten bzw. auch die Eröffnung eines Bankkontos erfordert die Sicherheiten dieser Form der digitalen Unterschrift.

Kann eine digitale Unterschrift kostenlos erstellt werden?

Besteht das Interesse an einer eigenen, digitalen Unterschrift musst du dafür nicht zwangsläufig eine finanzielle Investition tätigen. Grundsätzlich reicht dafür ein eigener Rechner mitsamt typischen Software-Programmen völlig aus.

„Office“-Programme wie „Outlook“ oder „Word“ beinhalteten beispielsweise Funktionen, welche eine eigenständige Anfertigung einer digitalen Unterschrift ermöglichen. Hier besteht grundsätzlich auch die Möglichkeit, Farbe, Dicke oder Kontrast der Unterschrift vorab einzustellen. Unter Umständen solltest du dir in diesem Zusammenhang zumindest kurzfristig Gedanken über die Anschaffung zusätzlicher Hardware machen.

Mithilfe eines USB-Stiftes inklusive Pad fällt die dir Anfertigung unter Umständen leichter als mit der Computermaus.

Alternativ dazu kann auch ein Bildbearbeitungsprogramm genutzt werden. Ist „Photoshop“ gerade nicht in Reichweite, kann auch eine abgespeckte Option wie „Gimp“ den Zweck ohne Probleme erfüllen. Hierbei hast du üblicherweise die Möglichkeit, Einzelheiten deiner Signatur noch genauer bzw. detailgetreuer zu bearbeiten.

Ist die Erstellung einer digitalen Signatur auch per Scanner möglich?

Besitzt du eine handschriftliche Signatur, die du gerne in Zukunft auch digital nutzen möchtest, kannst du den Scanner auch problemlos als Zwischenwerkzeug zur digitalen Unterschrift nutzen. Grundsätzlich solltest du beachten, dass es sich hierbei idealerweise um weißes Papier und um eine Auflösung von mindestens 300 dpi handelt.

Aufgrund umfangreicher Schnittstellen und Funktionen kannst du eine unbeschwerliche Integration in verschiedenste Dateiformate vornehmen. Dazu gehören einfache Anwendung wie „Microsoft Word“-Texte aber auch Datein im *pdf-Format.

In diesem Zusammenhang sollten dir allerdings einige Rahmenbedingungen unbedingt klar sein. Aus rechtlicher Sicht ist diese Variante nicht mit der typsichen digitalen Unterschrift gleichgestellt. (Bildquelle: pixabay / Free-Photos)

Dies ist hauptsächlich darauf zurückzuführen, dass keinerlei digitale Verbindung vorhanden und somit Identifikation möglich ist – selbst bei der einfachen elektronischen Signatur dient deine IP-Adresse zumindest als Hinweis. Diese Option ist allerdings nur in Zusammenhang mit Geschäften niedriger Bedeutung zu empfehlen. Selbst in jenen Fällen empfehlen wir dir allerdings die Anfertigung eines Nachweisdokuments.

Kann ich auch mit dem Handy eine digitale Unterschrift erstellen?

Wie bereits zuvor angesprochen, hat die Digitalisierung mit dem heutigen Stand einerlei Vorzüge zur Vereinfachung des Alltagslebens hervorgebracht. Dies betrifft auch das Signieren bzw. Absegnen von unterschiedlichen Dokumenten. Mit dem gegegenwärtigen Stand der Technik kannst du diesen Schritt auch von unterwegs durchführen – mobile Geräte und digitale Unterschriften können problemlos kombiniert werden.

Um jenen Schritt durchführen zu können, macht es auch keinen Unterschied ob dein Betriebssystem „Android“ oder „iOS“ heißt. In letzterem Fall ist beispielsweise überhaupt kein Problem, eine digitale Unterschrift innerhalb der Mail-App zu erstellen. Hier stehen verschiedene, virtuelle Stiftwerkzeuge zur Verfügung, die eine individuelle Anfertigung ohne Hindernisse möglich machen.

Ein direktes Gegenstück hierzu kann dir das Betriebssystem „Android“ bis dato leider nicht ermöglichen. Nichtsdestotrotz kannst du dennoch mit dem Smartphone oder Tablet eine elektronische Signatur erstellen. Hierfür kannst du die „Fill & Sign“-App des Unternehmens „Adobe“ benutzen. In dieser Oberfläche können Dokumente jeglicher Art geöffnet und virtuell unterschrieben werden. Allerdings musst du für eine längere Nutzung des Dienstes eine kleine Investition tätigen.

Was ist über die Rechtsgültigkeit von digital erstellten Unterschriften noch zu sagen?

Obwohl das Thema Rechtsgültigkeit in Zusammenhang mit digitalen Unterschriften bereits angeschnitten wurde, ist es dennoch wichtig, noch weitere Aspekte in diesem Zusammenhang zu erwähnen. Die vorab erwähnten Rahmenbedingungen sind beispielsweise in der ganzen Europäischen Union gültig. Hierfür ist die sogenannte eIDAS-Verordnung verantwortlich, die elektronische Signaturen aller Art deren Wirksamkeit verleiht.

Auch in den USA sind elektronische Unterschriften handgeschriebenen Signaturen gleichgestellt. Festgelegt ist dieser Grundsatz im Gesetz zu elektronischen Signaturen im globalen und nationalen Handel (ESIGN) und im Gesetz zur Vereinheitlichung elektronischer Transaktionen (UETA). (Bildquelle: unsplash / Nik Shuliahin)

Werden digitale Unterschriften in Kombination mit anderen Ländern genutzt, lohnt es sich vorab die gesetzlichen Rahmenbedingungen eingiebig zu überprüfen. In den meisten Industriestaaten wird jene Form der Signatur in der Regel anerkannt. Um unangenehmen Überraschungen aus dem Weg zu gehen, solltest du diesen Rat von uns in jedem Fall befolgen.

Fazit

Die Anfertigung einer digitalen Unterschrift kann sich in vielerlei Hinsicht als Vorteil erweisen. Es besteht keine Notwendigkeit mehr, Verträge und andere Dokumente mühselig auszudrucken, unterschreiben und wieder einzuscannen, um anschließend einen globalen Austausch zu ermöglichen. Da du hiermit auch in Sachen Rechtsgültigkeit im Vorteil bist, solltest du speziell im Falle eines häufigeren Austausches diverse Dokumente jene Option in Betracht ziehen.

So sehr sich daraus auch ein Vorteil ergibt, gilt es das Thema digitale Unterschrift mit Sorgfalt anzugehen. Abgesehen von der rechtlichen Tragweite bzw. Wichtigkeit deiner Unterlagen ist, wird nicht jede Art der digitalen Unterschrift akzeptiert. Um auch hier Probleme zu vermeiden, solltest du dich im Zweifelsfall über die erforderlichen Rahmenbedingungen erkundigen. So werden nicht nur gesetzliche Bestimmungen eingehalten, sondern du genießt obendrein auch noch den bestmöglichen Sicherheitsstandard.

Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links

[1] https://www.docusign.de/lerncenter/die-10-besten-tipps-zur-wahl-einer-l%C3%B6sung-f%C3%BCr-elektronische-signaturen/ [2] https://www.privacyxperts.de/die-digitale-unterschrift-wie-sie-online-rechtssicher-unterschreiben/ [3] https://www.timr.com/a/dokumente-unterschreiben-am-smartphone/

Bildquelle: 123rf / Olena Yakobchuk

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