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Empfehlungsschreiben: Aufbau und Tipps

Bewerbung

Liegt ein Empfehlungsschreiben deiner Bewerbung bei, ist das ein großer Vorteil für dich und deine berufliche oder akademische Laufbahn. Solch ein Schreiben ist, anders als ein Arbeitszeugnis, sehr persönlich gehalten und beschreibt genau, welche Eigenschaften dich ausmachen und wie deine Arbeit zu bewerten ist. Aus diesem Grund wird einem Empfehlungsschreiben eine enorme Bedeutung beigemessen.

Du kannst ein Empfehlungsschreiben für ganz unterschiedliche Zwecke anfordern und selber einen geeigneten Referenzgeber bestimmen, der sozusagen als Bürge für dich auftritt. Wie du am besten nach einem Empfehlungsschreiben fragst, wen du darum bittest und was solch ein Dokument überhaupt beinhaltet, erklären wir dir in diesem Artikel ganz genau.

Das Wichtigste in Kürze

  • Ein Empfehlungsschreiben wird von einem Referenzgeber ausgestellt, der dich und deine erbrachten Leistungen in besonderer Weise beschreibt und sich dabei genau auf eine Stelle oder Position bezieht.
  • Ein Empfehlungsschreiben kann besonders für Berufseinsteiger oder Studenten, die sich für ein Stipendium oder Auslandssemester bewerben, ein großer Vorteil sein und als Sprungbrett genutzt werden.
  • Wichtig bei einem Empfehlungsschreiben ist die Wahl des richtigen Referenzgebers sowie des Zeitpunktes, an dem du dein Anliegen vorträgst.

Definition: Was ist ein Empfehlungsschreiben?

Ein Empfehlungsschreiben ist sozusagen das i-Tüpfelchen einer Bewerbung und häufig auch unter dem Begriff „Letter of Recommendation“ bekannt. Das Empfehlungsschreiben wird dabei von einer Bezugsperson ausgestellt, die deine Charakterzüge kennt, wichtige Eigenschaften sowie Fähigkeiten deiner Person wiedergeben und dich persönlich weiterempfehlen kann.

Das Empfehlungsschreiben bestätigt vor allem die Qualität deiner erbrachten Leistungen und begründet, warum gerade du für eine bestimmte Stelle geeignet bist. Mit einem Empfehlungsschreiben steht jemand hinter dir, der von dir überzeugt ist und dich an jemand anderen empfehlen kann. Gerade das macht den Letter of Recommendation zu einem großen Plus in deinen Bewerbungsunterlagen.

Ein Empfehlungsschreiben bestätigt deine guten Arbeitsleistungen. (Bildquelle: 123rf.com / Aleksandr Davydov)

Worin unterscheidet sich ein Empfehlungsschreiben von einem Arbeitszeugnis?

Ein Referenzschreiben oder Arbeitszeugnis ist nicht gleich ein Empfehlungsschreiben. Zwar ist der Aufbau, die Formulierung und auch der Zweck weitestgehend identisch, jedoch ist das Arbeitszeugnis sehr allgemein gehalten wohingegen das Empfehlungsschreiben an einen ganz bestimmten Empfänger gerichtet ist und sich auf eine künftige Stelle oder Position bezieht.

Einem Empfehlungsschreiben wird außerdem mehr Gewicht beigemessen, da deine Fähigkeiten und Eigenschaften von jemandem bestätigt und empfohlen werden, der dich gut kennt und von dir überzeugt ist.

Arbeitszeugnisse hingegen sagen nur wenig über deine Persönlichkeit aus und unterliegen zudem strengen Auflagen wie beispielsweise einer wohlwollenden Formulierung. Somit wird das Arbeitszeugnis häufig standardisiert und spiegelt nicht den tatsächlichen Wert deiner Person oder Leistungen wider.

Hintergründe: Was du über Empfehlungsschreiben wissen solltest

Auch ein Empfehlungsschreiben ist natürlich an bestimmte Vorgaben und einen Aufbau gebunden. Wichtig zu wissen ist in diesem Zusammenhang natürlich auch, wer überhaupt ein Empfehlungsschreiben für dich ausstellen kann und wie du bei der Frage nach solch einem Dokument am besten vorgehen solltest. Mehr dazu erfährst du nun in den folgenden Abschnitten.

Wofür brauche ich ein Empfehlungsschreiben überhaupt?

Ein Empfehlungsschreiben kann für manche Situationen im Berufsleben wichtiger sein, als für andere. Besonders als Berufseinsteiger kannst du dich mit dem Letter of Recommendation deutlich von anderen Bewerbern abheben und deiner Bewerbung mehr Gewicht verleihen. Da du nicht mit Berufs- oder Praxiserfahrung glänzen kannst, ist ein solches Schreiben natürlich Gold wert.

Auch als Praktikant oder Trainee solltest du nach einem Empfehlungsschreiben fragen, um deine Tätigkeiten und Qualifikationen in besonderer Weise bestätigt zu bekommen. Bei einer Beförderung oder der Bewerbung auf eine Führungsposition, kann dir ein Empfehlungsbrief helfen, dein Ziel zu erreichen.

Oftmals wird heutzutage auch vermehrt bei Stipendien, Auslandssemestern oder Master-Studiengängen ein Empfehlungsschreiben verlangt. Ohne dieses kannst du dich oftmals gar nicht erst qualifizieren. Für Freiberufler oder Gewerbetreibende ist ein Empfehlungsbrief auch besonders wichtig, da diese keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben, wenn sie für ein Unternehmen tätig sind.

Ein Empfehlungsschreiben kann dir bei einem neuen Job weiterhelfen. (Bildquelle: 123rf.com / Vadim Guzhva)

Dennoch ist der Nachweis der erbrachten Leistung natürlich enorm wichtig für den weiteren beruflichen Werdegang oder die Arbeit für andere Kunden und Unternehmen. Hier nennt sich das Empfehlungsschreiben dann allerdings Referenzschreiben.

Wie sehen der Aufbau und der Inhalt eines Empfehlungsschreibens aus?

Anders als beim Arbeitszeugnis wird das Empfehlungsschreiben grundsätzlich in der Ich-Form verfasst, da jemand dich persönlich weiterempfiehlt und praktisch als Bürge für dich auftritt.

Dabei können auch Emotionen deines Bürgen einfließen, die das Schreiben natürlich umso wertvoller und glaubhafter machen. In einem Empfehlungsschreiben wird außerdem weniger auf deine Tätigkeiten eingegangen, sondern viel mehr auf deine Fachkenntnis und deine Persönlichkeit.

Zusätzlich sind auch gewissen Elemente bei dem Empfehlungsschreiben einzuhalten, die sich ungefähr am Aufbau des Anschreibens orientieren:

  • Briefkopf deines Referenzgebers samt Name, Vorname und Name des Unternehmens, der Universität oder Organisation
  • Die Telefonnummer des Referenzgebers für Rückfragen
  • Datum
  • Name und Anschrift des Adressaten
  • Datum und Unterschrift des Referenzgebers

An den Inhalt werden schließlich auch noch Anforderungen gestellt, die wir dir im Folgenden auflisten werden:

  • Betreff und Name des Bewerbers, beispielsweise „Empfehlungsschreiben für …“
  • Selbstvorstellung des Referenzgebers und Beschreibung des Verhältnisses zwischen ihm und dem Bewerber
  • Ausstellungsgrund
  • Sachliche Beschreibung der Stelle, Tätigkeit sowie Dauer des Arbeitsverhältnisses
  • Aufzählung der Qualifikationen des Bewerbers (Abschlüsse, Zertifikate, etc.)
  • Qualitative Bewertung der Leistung und listen nennenswerter Erfolge
  • Subjektive Bewertung der Arbeitseinstellung, Persönlichkeit und der Soft Skills
  • Subjektive Einschätzung bezüglich der Eignung für die künftige Position

Auch werden formale Anforderungen an ein Empfehlungsschreiben gestellt, beispielsweise sollte es nicht länger als eine DIN-A4-Seite und im besten Fall auf Firmenpapier gedruckt sein.

Wer darf ein Empfehlungsschreiben ausstellen?

Grundsätzlich ist es so, dass jeder dir ein solches Empfehlungsschreiben ausstellen kann. Bei der Wahl des richtigen Referenzgebers solltest du jedoch unbedingt darauf achten eine geeignete Person zu benennen, die deiner Karriere wirklich förderlich sein könnte. Vor allem sollte dein Referenzgeber einen guten Ruf innehaben und im besten Fall in der Hierarchie über dir stehen.

Oftmals prüfen Gremien die Referenz und erkennen sofort, wenn ein solches Dokument nur als Gefälligkeit erstellt wurde und keinen wirklichen Wert hat. Außerdem sollte die Person natürlich mit dir in Kontakt stehen, um deine Arbeitsleistung auch wirklich beurteilen zu können.

Für ein Empfehlungsschreiben ist es gut auf einen Vorgesetzten zurückzugreifen, zu dem du ein gutes Verhältnis hast. (Bildquelle: 123rf.com / racorn)

Es bringt also nichts, wenn du zwar einen Vorgesetzten um ein Empfehlungsschreiben bittest, der aber in einer ganz anderen Abteilung sitzt und nicht mit dir zusammengearbeitet hat. Wer als Referenzgeber gut geeignet ist, listen wir dir an dieser Stelle kurz auf:

  • Dein Arbeitgeber
  • Dein direkter Vorgesetzter oder Teamleiter
  • Dein Lehrer oder Professor

Welche Arten von Empfehlungsschreiben gibt es?

Ein Empfehlungsschreiben kann für verschiedene Anlässe verfasst werden, nicht nur für einen Jobwechsel oder Beförderungen innerhalb eines Unternehmens. Oben haben wir dir bereits einige Zielgruppen aufgelistet, die von einem solchen Empfehlungsschreiben besonders profitieren können, beispielsweise Stipendiaten, Studenten oder Praktikanten.

Es gibt jedoch weitere Anlässe, einen Letter of Recommendation in der Bewerbung beizulegen:

  • Zulassung zu einem Studiengang privater Hochschulen
  • Zulassung zu einem beschränkten Studiengang
  • Zulassung zu einer Promotion
  • Anmieten einer Wohnung

Natürlich gilt auch hier, dass ein Empfehlungsschreiben kein Muss in jeder Bewerbung ist. Allerdings kannst du dir mit solch einem Schreiben oftmals einen kleinen Vorteil gegenüber anderen Bewerbern verschaffen und besonders bei der Bewerbung für einen Studienplatz etwas mehr glänzen.

Auch bei der Wohnungssuche ist ein Empfehlungsschreiben keine schlechte Idee, um sich gegen andere Interessenten durchzusetzen und den Vermieter gleich von sich zu überzeugen.

Was muss ich bei einem Empfehlungsschreiben meines Professors beachten?

Bist du auf ein Empfehlungsschreiben eines Professors angewiesen oder möchtest dies in deiner Bewerbung beilegen, um bessere Chancen bei der Jobsuchenden zu haben, musst du natürlich erst überlegen, welcher Dozent am besten als Referenzgeber geeignet wäre.

Zwar sind es Professoren gewohnt, solche Schriftstücke zu verfassen, jedoch hat man, besonders in überfüllten Vorlesungssälen, oftmals keinen richtigen Bezug zu den einzelnen Dozenten.

Wichtig ist aber, dass dein Referenzgeber dich persönlich kennt.

Wähle dazu am besten den Betreuer deiner Abschlussarbeit aus oder den Professor, für den du schon als studentische Hilfskraft gearbeitet hast.

Andernfalls überlege dir genau, mit wem du schon persönlichen Kontakt hattest oder bei wem du einen guten Eindruck hinterlassen haben könntest, beispielsweise in einer Vorlesung oder bei einem Projekt. Hast du jemanden gefunden, ist dies jedoch kein Garant dafür, dass er dir auch ein Empfehlungsschreiben ausstellen wird. Gehe daher mit Bedacht vor und beachte folgende Punkte, damit deine Anfrage auch erfolgreich wird:

  • Der richtige Zeitpunkt: Bitte persönlich oder per Mail um einen Termin, um dein Anliegen in Ruhe vorzutragen.
  • Plane genug Zeit ein: Das Empfehlungsschreiben wird vermutlich etwas auf sich warten lassen. Vereinbare daher den Termin nicht auf den letzten Drücker und plane etwa vier bis fünf Wochen ein.
  • Sei präzise in der Formulierung: Schreibe genau, was du von deinem Professor erwartest und welche Art Empfehlungsschreiben du wofür brauchst.
  • Sammle alle nötigen Unterlagen: Erleichtere deinem Professor die Arbeit und bringe zum Termin alle wichtigen Unterlagen mit, beispielsweise Zeugnisse oder deinen Lebenslauf.
  • Gib die formalen Kriterien vor: Je nachdem, wofür du das Schreiben brauchst, müssen gewisse formale Kriterien erfüllt werden. Informiere dich vorher und teile dies deinem Professor mit.

Wenn du all diese Punkte im Auge behältst, wird mit deinem Empfehlungsschreiben sicher nichts schiefgehen. Wichtig ist nur, dass du es deinem Professor so einfach wie möglich machst und ihm einen Großteil der Arbeit abnimmst.

Wie gehe ich bei der Frage nach einem Empfehlungsschreiben im Job am besten vor?

Brauchst du ein Empfehlungsschreiben, um deinen Job zu wechseln und dich bei anderen Unternehmen zu bewerben, ist die Frage immer etwas schwierig. Möglicherweise hast du deinen aktuellen Job noch nicht gekündigt und möchtest dich zunächst vorsichtig umschauen, ob es eine Alternative für dich gibt. Das soll dein Arbeitgeber natürlich nicht sofort mitbekommen.

Frage also am besten einen ehemaligen Chef oder einen Abteilungsleiter nach einem Empfehlungsschreiben, dem du großes Vertrauen schenkst.

Andernfalls kann diese Information doch noch zu deinem Arbeitgeber gelangen und das möchtest du ja schließlich vermeiden. Falls dein Vorgesetzter wechselt, ergreife am besten die Chance und bitte ihn persönlich um ein Empfehlungsschreiben.

Dies ist nichts Ungewöhnliches und macht keinen falschen Eindruck. Brauchst du das Schreiben für eine Beförderung, kannst du natürlich ohne große Bedenken um ein Schreiben bitten. Bei der Frage nach einem Empfehlungsschreiben für einen möglichen Jobwechsel solltest du dennoch einige Kriterien beachten:

  • Frage persönlich: Richte deine Anfrage am besten per Telefon oder persönlich an deinen Referenzgeber und vermeide Schriftverkehr.
  • Begründe deine Frage: Natürlich musst du angeben, wofür du das Schreiben brauchst. Ist es ein Jobwechsel oder eine Beförderung? Bring dies in deiner Anfrage gleich mit ein.
  • Überzeuge mit deinen Leistungen: Nur, wenn du auch gute Leistungen erbracht hast, kann dir ein Empfehlungsschreiben ausgestellt werden. Halte daher Beispiele bereit, die deine gute Arbeit belegen.

Wie erhalte ich als Freiberufler ein Empfehlungsschreiben?

Freiberufler haben es schon etwas schwieriger, an ein Empfehlungsschreiben zu kommen, da sie in der Regel nicht für einen Arbeitgeber tätig sind. Ist dies doch der Fall, kannst du so vorgehen, wie im Abschnitt zuvor, andernfalls musst du mit deinen Kunden oder Geschäftspartnern in Kontakt treten und diese um eine Referenz bitten.

Wähle in erster Linie solche aus, die schon lange mit dir zusammenarbeiten und immer sehr zufrieden mit deiner Arbeit waren. Wie du hier am besten vorgehst, zeigen wir dir im Folgenden:

  • Gehe aktiv auf deine Kunden zu und frage nach der Zufriedenheit mit deiner Arbeit.
  • Halte Lob unbedingt schriftlich fest und bitte deinen Kunden um Erlaubnis, dieses zu verwenden. Möchtest du dies auf deiner Website veröffentlichen, hole dir vorab ein schriftliches Einverständnis ein.
  • Erhältst du eine schriftliche Referenz bitte darum, diese auf Firmenpapier zu drucken.

Wo bringe ich das Empfehlungsschreiben in meiner Bewerbung ein?

Das Empfehlungsschreiben wird zwischen deinem Lebenslauf und deinen Zeugnissen angeordnet. Lege maximal drei Empfehlungsschreiben deiner Bewerbung bei, alles andere würde den Rahmen sprengen und Personaler zu viel Zeit kosten, alles genau durchzulesen.

Ein Empfehlungsschreiben solltest du in deine Bewerbungsmappe einordnen. (Bildquelle: 123rf.com / USA-Reiseblogger)

Hast du kein Empfehlungsschreiben erhalten, kannst du in deiner Bewerbung alternativ auch bis zu drei Referenzgeber benennen, die der potenzielle Arbeitgeber kontaktieren kann. Wichtig ist, dass diese Gutachter von ihrer Aufgabe wissen und möglicherweise kontaktiert werden, um sich natürlich auch darauf vorzubereiten.

Gib dazu den Namen der Person an, die Position und das Unternehmen sowie eine Telefonnummer. Dies kannst du auf verschiedene Weise tun:

  • Verweis im Anschreiben an der Stelle, die du referenzieren möchtest
  • Listen der Kontaktdaten des Referenzgebers an der passenden Station in deinem Lebenslauf
  • Erwähnung am Ende deines Lebenslaufes unter dem Punkt „Referenzen“
  • Du legst ein gesondertes Papier bei, auf dem du alle Referenzgeber samt Kontaktdaten benennst und an der Stelle des Empfehlungsschreibens einsortierst

Empfehlungsschreiben anfordern: Mit diesen Tipps gelingt es

Abschließend möchten wir dir zusammenfassend ein paar Tipps mit auf den Weg geben, wie du ein Empfehlungsschreiben am besten anforderst egal, wofür du dieses letztendlich benötigst.

Der richtige Referenzgeber

Wähle unbedingt den richtigen Referenzgeber für dein Empfehlungsschreiben aus. Dieser sollte eine besondere Position innehaben, dich persönlich kennen und auch deine Arbeitsleistung einschätzen können. In folgendem Video wird noch einmal zusammengefasst, wie du den richtigen Referenzgeber erkennen kannst:

Der richtige Zeitpunkt

Der richtige Zeitpunkt ist das A und O. Du solltest genügend Zeit einplanen und deinen Referenzgeber in einer ruhigen Minute um ein Empfehlungsschreiben bitten. Frage niemals zwischen Tür und Angel, sondern wähle bewusst einen geeigneten Zeitpunkt aus und bitte um einen Gesprächstermin. Im besten Fall Knüpft dieses Gespräch an eine besonders gute Leistung von dir an.

Die richtige Vorbereitung

Sei immer gut vorbereitet und habe alle wichtige Unterlagen bei deinem Termin zur Hand. Muss der Referenzgeber erst alles zusammensuchen und sehr viel Arbeit in dein Empfehlungsschreiben investieren, wird dieses wahrscheinlich gar nicht erst zustande kommen. Du kannst auch ein Musterschreiben vorlegen, welches bereits über die nötigen Formalitäten und Kriterien informiert.

Fazit

Ein Empfehlungsschreiben kann eine gute Chance sein, dich von anderen Bewerbern deutlich abzuheben. Zwar ist solch ein Dokument hierzulande noch nicht ganz angekommen, andere Länder zeigen jedoch, dass ein Empfehlungsschreiben einen besonderen Wert hat und dir einen großen Vorteil verschafft.

Egal, ob im Studium, für den Berufseinstieg, eine Beförderung oder einen Jobwechsel – der Letter of Recommendation sagt viel über dich aus und ist Gold wert. Wichtig ist lediglich, dass du deine Anfrage mit Bedacht und an die richtige Person stellst, damit das Schreiben auch glaubwürdig ist und dich sowie deine Arbeit in besonderer Weise widerspiegeln kann.

Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links

[1] https://www.zeit.de/campus/2016/s2/empfehlungsschreiben-bewerbung-praktikum-stipendium-master-gutachten [2] https://www.sueddeutsche.de/bildung/empfehlungsschreiben-fuer-stipendien-bewerbung-wie-bekomme-ich-ein-gutes-gutachten-1.1284825

Bildquelle: 123rf.com / bacho12345

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