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Projektmanagement: Das solltest du darüber wissen

Beruf

Gut durchdachte Strukturen sind notwendig, um verschiedenste Aufgabengebiete der heutigen Zeit zu meistern. Wann, Wo, Wie und andere W-Fragen sollten möglichst detailliert beantwortet sein, damit umfangreiche Planungen auch effektiv in die Tat umgesetzt werden können. Nur wenn jene Aspekte sich optimal ergänzen, können Aussichten auf Erfolg gestellt werden.

Eine solche Philosophie ist vor allem dann entscheidend, wenn das Aufgabengebiet mehr als eine Person einschließt. Unterschiedliche Stärken, Schwächen und auch terminliche Verpflichtungen müssen dabei berücksichtigt werden. Um dennoch selbst die kompliziertesten Aufträge auch praktisch richtig umzusetzen, bedienen sich mittlerweile fast alle unternehmerischen Umfelder den Werkzeugen des Projektmanagements.

Das Wichtigste in Kürze

  • Projektmanagement ist ein laufender Prozess, der die Durchführung von Großaufträgen vereinfachen kann. Die zu leistende Arbeit wird in Phasen, Meilensteine und Arbeitspakete untergliedert.
  • Projektmanagement kann in Form einer beruflichen Karriere ausgeübt werden. Die notwendige Basis bietet in der Regel ein Hochschulstudium.
  • Das Aufgabengebiet des Projektmanagements endet nicht mit dem Abschluss aller Teilaufgaben. Anschließend ist auch eine Evaluierung für zukünftige Projekte ein wesentlicher Schritt.

Definition: Was ist Projektmanagement?

Unter dem Begriff Projektmanagement werden unterschiedliche Teilbereiche zusammengefasst. Die Planung, Steuerung und auch Iniitierung eines Projektes sind damit verbunden. Aufgrund der Flexibilität der Grundsätze können die Werkzeuge des Projektmanagements auf Projekte in unterschiedlichsten Größen angewendet werden.

Projektmanagement endet allerdings nicht, wenn alle operativen bzw. strategischen Teilbereiche abgeschlossen sind. Anschließend ist es ebenfalls notwendig, Erkenntnisse aus den geleisteten Arbeitspaketen zu ziehen. Mit jenem Wissen soll sichergestellt werden, dass Projekte der Zukunft schneller aber auch effizienter ablaufen können.

Ratgeber: Fragen zum Thema Projektmanagement, deren Antworten du in jedem Fall kennen solltest

Von den vielseitigen Einsatzmöglichkeiten und Werkzeugen des Projektmanagements kannst auch du unabhängig von deiner Lage profitieren. Damit der Einsatz verschiedener Tools und auch die Umsetzung deiner Vorhaben gelingt, haben wir dir in weiterer Folge die wesentlichsten Fragen zu dem Thema aufbereitet.

Welche Phasen und Aufgabenbereiche umfasst das Projektmanagement?

Die praktische Anwendung des Projektmanagements erfolgt im Rahmen verschiedener Phasen. Hier existieren zwar einige Richtlinien, jedoch ist es möglich zu einem gewissen Grad eigenständige Definitionen vorzunehmen – solange dieser Prozess auch stattfindet. Gehst du diesen Schritt nur halbherzig an, sinken die Chancen auf einen erfolgreichen Projektabschluss rapide. Die Vorteile sind dabei auf der Hand abzulesen.

  • Unterstützung zur Kommunikation: Damit eine plangemäße Durchführung garantiert ist, müssen du und deine Kollegen jederzeit auf dem aktuellsten Stand sein. Wird Projektmanagement angewendet, ist ein jederzeitiges Abrufen dieser Informationen anhand von Grafiken möglich. Visualisierungen werden in der Regel besser wahrgenommen und können in jedem Fall als Orientierungshilfe dienen.
  • Überprüfung des Erfolges: Damit das Arbeiten mit Projektmanagement nicht zur lästigen Pflicht verkommt, wird jede Projektphase im Normalfall mit einem wichtigen, übergeordneten Ziel versehen. Diese sogenannten Meilensteine schließen nicht nur ein wesentliches Kapital ab, sondern können auch als Motivator für das zuständige Team dienen.
  • Jederzeitige Steuerung: Die Erstellung von Projektphasen macht auch eine aktive Steuerung in Echtzeit wesentlich einfacher. Aktuelle Fortschritte können mit errechneten „Soll“-Werten abgeglichen werden. Bestehen hier Diskrepanzen, sind entsprechende Anpassungen nötig. Da die Einteilung in Phasen selbst aufwendigere Projekte weniger kompliziert erscheinen lässt, ist eine kontinuierliche Anpassung keine Herausforderung.

Wie bereits angesprochen, kann Projektmanagement in einer unterschiedlichen Anzahl von Phasen durchgeführt werden. Um dir jedoch einen wesentlichen Überblick zu verschaffen, erläutern wir in weiterer Folge das Beispiel anhand von vier Phasen.

Phase I: Definition

In dieser Phase geht es darum, die grundlegenden Eckpfeiler zu definieren – allem voran stehen dabei die wesentlichsten Ziele. Zu diesem Zweck ist es auch notwendig, externe Informationen anzuwenden – auf Basis von Konkurrenzanalysen, Marktforschungen oder anderen Dokumenten sollten die gewünschten Ergebnisse formuliert werden.

Für die Definition deiner Projektziele kannst du die sogenannte „SMART“-Formel anwenden. Spezifische, messbare, akzeptierte, realistische und terminierte Ziele haben die besten Chancen auf erfolgreiche Umsetzung. (Bildquelle: Pixabay.com / StartupStockPhotos)

In der ersten Projektphase dienen die erdachten Ziele auch als Grundlage für die zu erledigenden Teilaufgaben – sogenannte Arbeitspakete sind der Dreh- und Angelpunkt erfolgreichen Projektmanagements. Wichtige Faktoren wie Kosten und Zeitrahmen werden ebenfalls geklärt.

Phase II: Planung

Nach dem Abschluss der ersten Phase wird sich nun dem Ablauf und der Definition von Meilensteinen gewidmet. Mechanismen zur Kontrolle der Qualität und etwaiger Risikofaktoren sind jetzt ebenfalls etabliert. Das Gesamtbudget wird außerdem auf die verschiedenen Teilaufgaben aufgeteilt.

In dieser Phase erhalten die gebildeten Subteams auch genauere Informationen zugespielt. Die zugeteilten Arbeitspakete sowie darin enthaltene Teilaufgaben dienen nun als Grundlage, mit der Arbeit zu beginnen. Damit eine stets zielführende Abstimmung erfolgt, musst du hier mit deinen Kollegen auch den passenden Weg zur Kommunikation festlegen.

Phase III: Durchführung und Controlling

Die entscheidende Phase beginnt – die lange anhaltende Planung wird endlich in die Praxis umgesetzt. Jetzt ist es an der Zeit, deine Fähigkeiten und Motivation in den Ring zu werfen, damit du und dein Team davon profitieren können. Die Durchführung alleine ist in Phase III allerdings nicht der einzige, wesentliche Punkt.

In Phase III des Projektmanagements wird auch sogenanntes Controlling laufend angewendet. Unerwünschte Entwicklungen können rechtzeitig erkannt und korrigiert werden.

Damit diese beiden Aspekte bestens in Kombination funktionieren, reicht es nicht aus, wenn du deine zugeteilten Aufgaben ohne Rücksicht auf Verluste abarbeitest. In einigen Situationen ist es auch notwendig, dass deine zeitlichen Ressourcen anderweitig benötigt werden – an eine entsprechende Kommunikation solltest du denken. Außerdem kann es sein, dass dem Controlling möglicherweise einige Ungereimtheiten entgehen. Sollte dir etwas auffallen, ist das gesamte Team hier ebenfalls auf deinen Input angewiesen.

Phase IV: Projektabschluss

Auch dem Ende des Projektes wird eine eigenständige Phase gewidmet. Letzte Teilaufgaben werden erledigt, das Geschehene wird gefeiert und anschließend beginnt die Reflexion.

Bei der Reflexion ist es von großer Bedeutung, dass du ebenfalls genau so sorgfältig vorgehst, wie bei den Phasen davor. Auch wenn das Projekt fertig umgesetzt wurde, muss ehrlich vorgegangen werden. Was hat gut funktioniert, was weniger? Wo besteht Aufholbedarf? Solche und ähnliche Fragen sollten in den Raum gestellt und möglichst detailliert beantwortet werden. Nur so kann eine Grundlage dafür entstehen, dass die Anwendung von Projektmanagement in Zukunft noch besser erfolgt.

Welche Ausbildung zum Thema Projektmanagement kann ich absolvieren?

Falls dich Projektmanagement interessiert, kannst du dieses Feld auch hauptberuflich ausüben. Abgesehen von den einzelnen Mitarbeiter der Subteams engagieren viele Unternehmer auch einen sogenannten Projektmanager. In dieser Tätigkeit bist du der Hauptverantwortliche bzw. wesentliche Ansprechpartner für alle Teilbereiche des derzeitig durchgeführten Projekts.

Das Erlernen des Berufes als Projektmanager führt im Normalfall über ein absolviertes Studium. Interessenten stehen hier mehrere Optionen zur Auswahl. (Bildquelle: unsplash.com / Changbok Ko)

Im Normalfall wird der Beruf des Projektmanagers über ein wirtschaftlich geprägtes Studium erlernt. Betriebs- oder Volkswirtschaftslehre eignet sich dabei besonders gut -auch Absolventen des Produktmanagements haben gute Chancen. Für speziellere Tätigkeiten schadet unter Umständen auch ein technischer Hintergrund nicht – viele Wirtschaftsinformatiker, – mathematiker oder -ingenieure sind des Öfteren als Projektmanager tätig. Unabhängig davon, welches Studium du im Endeffekt wählst, solltest du dich vorab informieren, ob ein entsprechender Schwerpunkt Teil des Curriculums ist.

Um als Projektmanager zu starten, ist jedoch nicht zwangsläufig ein Studium notwendig. Hast du deinen Weg bereits eingeschlagen und möchtest dir einfach das notwendige Zusatzwissen aneignen, sind Schulungen oder Seminare eher zu empfehlen. Somit kannst du dir zusätzliche Fachkenntnisse aneignen, die dir in deiner weiteren beruflichen Karriere weiterhelfen können.

Rein theoretisch ist es auch möglich, die Kenntnisse aus den externen Schulungen für den Start als Quereinsteiger zu nutzen. Von diesem Weg würden wir dir allerdings eher abraten. Der Grund dafür sind nicht nur die deutlich geringeren Gehaltschancen; überhaupt eine Anstellung zu finden, kann sich als äußerst schwierig gestalten. Solltest du keinerlei Vorkenntnisse besitzen oder in einem anderen Feld berufliche Erfahrungen gesammelt haben ist Studieren, idealerweise mit Master-Abschluss, eindeutig die bessere Option.

Welche Soft Skills muss ich fürs Projektmanagement mitbringen?

Um den Aufgaben des Projektmanagements möglichst zielstrebig nachgehen zu können, sollten deine Skills möglichst weit über die absolvierte Ausbildung hinausgehen. Fachliche Qualifikationen sind üblicherweise nur in Kombination mit passenden Soft-Skills ein Garant für den Erfolg. Um dir ein entsprechendes Gefühl zu vermitteln, wollen wir in weiterer Folge auf die wichtigsten Soft Skills eingehen, die keinesfalls fehlen sollten.

Teamfähigkeit

Der wohl wichtigste Soft Skill beim Projektmanagement ist die Teamfähigkeit. Unabhängig davon, wie groß dein Projekt ist, wirst du stets auch auf den Input deiner Teammitglieder angewiesen sein. Fällt es dir schwer aus dir herauszugehen bzw. eine zielführende Kommunikation aufrechtzuerhalten, entwickelst du dich unter Umständen schnell zur Schwachstelle im System.

Teamfähigkeit kann geübt werden.

Hast du einfach nur keine Erfahrung in solchen Umfeldern, musst du nicht unbedingt sofort verzweifeln. Auch wenn deine bisherigen Tätigkeiten hauptsächlich durch eigeständiges Arbeiten geprägt waren, kannst du deine konsequente Arbeitsweise mit immer wieder kehrender Übung auch langfristig im Projektmanagement anwenden.

Führungskapazität

Selbst wenn du nur ein Subteam leiten solltest, wirst du dich sehr schnell mit einem hohen Maß an Verantwortung konfrontiert sehen. Um im Projektmanagement langfristig erfolgreich zu sein, solltest du dir daher Führungsqualitäten aneignen. Auch kann die Übung ein entscheidender Faktor sein. Übernimmst du öfter Verantwortung wird es dir irgendwann schwerfallen, dich bei zukünftigen Projekten nicht automatisch für die höchste Führungsebene vorzuschlagen.

Analysefähigkeit

Die möglichst ausgeprägte Fähigkeit zu analysieren solltest du im Falle einer geplanten Karriere im Projektmanagement ebenfalls besitzen. Es ist unerlässlich, dass du weit mehr kannst als Arbeitspakete stumpf abzuarbeiten. Ständig wirst du mit Informationen konfrontiert werden – willst du es weit bringen, musst du rechtzeitig daraus die richtigen Schlüsse ziehen.

Die Analysefähigkeit im Projektmanagement ist ein stets kontinuierlicher Prozess. Während der Planung, Durchführung und anschließenden Evaluierung solltest du diesen Skill jederzeit abrufen können. (Bildquelle: Unsplash.com / UX Indonesia)

Die Fähigkeiten zur Analyse verbesserst du in der Regel oft dadurch, dass mehr Erfahrungen im jeweiligen Feld gesammelt werden. Dadurch kannst du die Bedeutung bestimmter Zahlen und Daten besser verstehen und somit auch auf lange Zeit wertvollen Input liefern. Speziell dann, wenn du nach höherer Verantwortung strebst, solltest du diesen Aspekt besonders ernst nehmen.

Welches Gehalt kann ich als ausübender Projektmanager erwarten?

Streckst du die Ärmel hoch und arbeitest dich durch die Ausbildung zum Projektmanager, kannst du auf lange Sicht mit einem ziemlich ertragreichen Verdienst rechnen. Frisch aus der Universität bzw. als Junior Projektmanager ist es durchaus üblich, dass das Einstiegsgehalt über 35.000 € brutto im Jahr beträgt. In diesem Zusammenhang kann allerdings die Art deiner Ausbildung den Unterschied ausmachen. Ein technischer Hintergrund ist meist lukrativer als ein wirtschaftlicher – aus diesem Grund solltest du beispielsweise als Ingenieur auch über 40.000 € beim Einstieg erwarten.

Ein wichtiger Aspekt in diesem Zusammenhang ist auch die Erfahrung. Hast du bei deiner Bewerbung bereits einige Projekte hinter dir, ist dein Spielraum etwas größer. Vergütungen in der Region von 40.000 € stellen hier die Untergrenze dar. Schaffst du es regelmäßig deine Arbeitgeber zu überzeugen, wirst du im Laufe der Zeit sicherlich bald zum Senior Projektmanager befördert. Je nachdem, wie hoch deine Qualifikationen und Fähigkeiten eingestuft werden, können Jahresgehälter von bis zu über 80.000 € ausgezahlt werden.

Welche Aspekte muss ich bei der Dokumentation während des Projektmanagements beachten?

Wie du anhand der vorigen Punkte wohl nur unschwer erkennen konntest, sind viele Teilbereiche für ein problemloses Ablaufen des Projektmanagements verantwortlich. Eine sorgfältige Planung, Durchführung und Evaluierung benötigt allerdings auch eine entsprechende Dokumentation. Faktoren wie Budgets, Zeit- sowie Personalressourcen, Anzahl und Einteilung der Subteams und viele weitere Bereiche müssen detailliert in Form eines Projekthandbuchs festgehalten werden.

Die Erstellung des Projekthandbuchs darf nicht willkürlich erfolgen.

Zur Dokumentation eines gesamten Projekts werden verschiedene Aufzeichnungen benötigt. Diese sollten im Idealfall so sortiert werden, dass du und jeder deiner Kollegen jederzeit die Übersicht behalten. Wichtige Teilbereiche sind unter anderem:

  • Projektbudget
  • Projektauftrag
  • Risikomanagement
  • Meeting-Protokolle
  • Qualitätssicherung
  • Projektstrukturplan

Abhängig von der Größe, Struktur und Ausrichtung des Projekts sind unter Umständen noch einige, weitere Aufzeichnungen in deinem Handbuch zu finden. Abgesehen von den Fragen zur Aufzeichnung müssen jedoch noch weitere Faktoren berücksichtigt werden. Die Zugriffsrechte, und die Verantwortlichkeit sowie auch der Ort und die Dauer der Aufbewahrung sind Fragen, denen du und dein Team sich stellen müssen. Letzterer Aspekt ist insbesondere auch während der Zeit nach dem Abschluss besonders wichtig.

Fazit

Projektmanagement ist ein branchenunabhängiges Instrument, welches die Arbeit von jedem Unternehmen vereinfachen kann. Ein großer Vorteil dabei ist, dass der Aufbau der Strukturen kein Hexenwerk ist. Harte und genaue Arbeit sind zwar notwendig – mit ein bisschen Übung ist der Dreh allerdings schnell heraus.

Aufgrund der Tatsache, dass Organisation kein Faktor mit Ablaufdatum ist, werden Projektmanager auch in naher Zukunft wohl noch öfters gebraucht werden. Eine bildungstechnische Investition in diesen Bereich zahlt sich somit aus – eine vielversprechende Karriere ist allerdings nur mit Erfüllung der zuvor erwähnten Skills als realistisch einzustufen.

Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links

[1] https://www.management-circle.de/blog/checkliste-erstellung-projekthandbuch/ [2] https://www.business-wissen.de/hb/phasen-des-projektmanagements-im-ueberblick/

Bildquelle: unsplash.com / Alvaro Reyes

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