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Telefonkonferenz einrichten: Das musst du beachten

Digitales Arbeiten

Der berufliche Alltag ist sowohl für Arbeitgeber als auch Menschen in Führungspositionen durch Herausforderungen geprägt. Zusätzlich zu arbeits- und zeitintensiven Vorgängen können ein terminlicher Druck, ungeduldige Kunden und ähnliche Begleiterscheinungen weiteren Stress herbeiführen. Eine entsprechende Koordination und Planung ist daher das Um und Auf.

Dieser Grundsatz ist jedoch nicht nur bei eigenen Arbeitsvorgängen gültig. Müssen Vertragspartner, Investoren und andere geschäftliche Instanzen kontaktiert werden, kann mangelndes Fingerspitzengefühl sich schnell nachteilig auswirken. Anstelle von verzögerten E-Mails oder SMSen um den Erdball ist ein zeitgleiches Meeting oft die bessere Lösung. Um dies zu ermöglichen, können eingerichtete Telefonkonferenzen als Hilfsmittel genutzt werden.

Das Wichtigste in Kürze

  • Mit einer Telefonkonferenz können mehr als zwei Gesprächsteilnehmer in Form eines Telefonats kommunizieren. Zeitliche und örtliche Diskrepanzen werden somit optimal überbrückt.
  • Die Kosten für eine Telefonkonferenz können unterschiedlich abgerechnet werden. Abgesehen von einer minutiösen Berechnung pro Gespräch werden auch monatliche Flatrates angeboten.
  • Trotz der möglichen Vorteile kann eine Telefonkonferenz auch ein Sicherheitsrisiko darstellen. Aus diesem Grund sollten Aspekte wie Datenschutz in die Planung des nächsten Meetings einfließen.

Definition: Was ist eine Telefonkonferenz?

Unter einer Telefonkonferenz kann grundsätzlich ein Schaltungsverfahren verstanden werden, welche die gleichzeitige Verbindung mehrerer Personen ermöglicht. Die Gesprächspartner hören sich dabei zwar, haben jedoch keinen Sichtkontakt. Die ermöglichten Voraussetzungen gleichen somit jenem eines herkömmlichen Telefonats.

Besteht das Interesse an einer Telefonkonferenz, stehen dabei zwei unterschiedliche Verfahren zur Verfügung. Beim sogenannten “Dial-In”-Verfahren können sich zusätzliche Teilnehmer selbst in das Meeting hinzuschalten. Die Identität muss dabei jedoch anhand eines “PIN”-Codes bestätigt werden. Bei der “Dial-Out”-Methode, bei welcher der Moderator die Teilnehmer hinzufügt, ist dieser Zwischenschritt nicht erforderlich.

Bei einer Telefonkonferenz können sie die Teilnehmer unabhängig von ihrem Standort zuschalten. (Bildquelle: unsplash.com / LinkedIn Sales Navigator)

Ratgeber: Fragen, mit denen du dich befassen solltest, bevor die nächste Telefonkonferenz ansteht

Telefonkonferenzen sollten nicht unbedingt in Betracht gezogen werden, wenn ein grundlegendes Wissen zu diesem Thema fehlt. Anhand unserer anschließenden Erläuterungen wollen wir dir daher die bestmöglichen Voraussetzungen für deine zukünftigen Meetings ermöglichen.

Welche Schritte sind für die Einrichtung einer Telefonkonferenz notwendig?

Möchtest du dein nächstes Geschäftstreffen per Telefon durchführen, ist die telefonische Konferenz ein geeignetes Mittel. Um dieses Vorhaben jedoch zielführend in die Tat umzusetzen, sind einige Teilschritte notwendig. Diese werden wir dir im Anschluss näher bringen.

1. Auswahl des Anbieters

Um eine Telefonkonferenz abzuhalten, muss ein solches Meeting angemeldet werden. Dabei gilt es als erstes, den richtigen Anbieter zu finden. Innerhalb Deutschlands gibt es verschiedenste Unternehmen, die dir bei jenem Vorhaben zur Seite stehen können. Zu erwähnen sind beispielsweise:

  • Telekom Business
  • easyAudio
  • o2 Conference
  • Vodafone
  • myTelco

In diesem Rahmen solltest du unbedingt auf einen ausführlichen Anbietervergleich setzen. Kosten, Reichweiten und andere Parameter können im Falle einer Gegenüberstellung sehr unterschiedlich ausfallen. Hast du dich entscheiden, musst du die nötige Anmeldung entweder direkt oder auf der Website des Unternehmens durchführen. In der Regel reicht eine einmalige Registrierung auch im Falle einer mehrmaligen Nutzung aus.

Verschiedene Anbieter haben unterschiedliche Vor- und Nachteile. (Bildquelle: 123rf.com / Aleksandr Davydov)

In diesem Fall muss du normalerweise nur sehr grundlegende Informationen preisgeben. Ein vollständiger Name und eine E-Mail-Adresse reichen dabei völlig aus. Zur Abbuchung der Kosten fordern Anbieter von Telefonkonferenzen jedoch auch eine Rechnungsanschrift ein.

2. Zugangsdaten erhalten

Ist die Anmeldung vollständig erfolgt, werden dir von deinem ausgewählten Anbieter wichtige Zugangsdaten übermittelt. Du erhältst einen sogenannten “virtuellen Raum” den du ausschließlich für dich und deine Gesprächspartner nutzen kannst. Für den Zutritt zu dieser Räumlichkeit bekommst du einen passenden Zugangscode zugeteilt. Abhängig vom jeweiligen Anbieter handelt es sich dabei um eine Zahlenkombination die vier bis acht Ziffern beinhaltet.

Anhand dieser Ziffernkombination ermöglichst du es, weiteren Gesprächspartnern an der Konferenz teilzunehmen.

Folglich solltest du bei der Verteilung dieses Schlüssels behutsam vorgehen. In der Regel besteht in diesem Zusammenhang keine Exklusivität in Sachen Endgeräte. Auch wenn du oder ein anderer Teilnehmer ein Schnurtelefon nutzen, können weitere Gesprächspartner auch mit ihrem eigenen Smartphone an der Telefonkonferenz teilnehmen.

3. Die Telefonkonferenz starten

Mit den zuvor erledigten Schritten hast du die Grundvoraussetzungen für eine Telefonkonferenz bereits hinter dich gebracht. Hast du den Zugang an alle gewünschten Teilnehmer versendet, muss nur noch eine passende Zeit ausgemacht werden um das Meeting abhalten zu können.

Um die Konferenz zu starten, müssen jedoch mindestens zwei Teilnehmer hinzugeschaltet sein. Außerdem erfordert die Abhaltung eines solchen Meetings einen Konferenzleiter. Diese Person ist nicht nur für die Verteilung der Zugangscodes zuständig. Auch die anschließende Freigabe erfolgt ausschließlich in seinem Ermessen.

Für eine Telefonkonferenz müssen mehrere Personen teilnehmen. (Bildquelle: unsplash.com / Daniel Romero)

Welche Kosten müssen für eine Telefonkonferenz eingeplant werden?

Wie bereits zuvor angesprochen, können Anbieter von Telefonkonferenzen mit sehr unterschiedlichen Parametern ausgestattet sein. Dies betrifft auch die Kosten, welche für die Abhaltung dieser Meetings anfallen. Um hier eine entsprechende Übersicht zu erhalten, solltest du kostentreibende Faktoren in diesem Zusammenhang unbedingt kennen. Dabei handelt es sich um:

  • Zweck / Funktion der Telefonkonferenz
  • Art der Einwahlnummer
  • Genutzte Abrechnungsmodelle
  • Anzahl der Teilnehmer

In Zusammenhang mit den Konferenzteilnehmern solltest du darauf achten, dass jene Personen grundsätzlich nur für ihre individuellen Verbindungskosten verantwortlich sind. Dieser Aspekt ist somit nur im Falle einer geteilten Rechnung von Bedeutung.

In Bezug auf das eingesetzte Abrechnungsmodell wirst du grundsätzlich zwei mögliche Varianten vorfinden. Viele Anbieter setzen bei der Abrechnung von Telefonkonferenzen auf eine minutengenaue Kostennote. Berechnet wird dabei, wie viele Teilnehmer über welchen Zeitraum diesen Service genutzt haben. Im Normalfall musst du dabei mit einstelligen Cent-Beträgen pro Minute rechnen – in Ausnahmefällen sind auch kleine, zweistellige Summen im Bereich des Möglichen.

Für eine Telefonkonferenz muss ein gewisses Budget eingeplant werden. (Bildquelle: pixabay.com / klimkin)

Um auf lange Sicht Kosten zu sparen, gibt es allerdings auch eine weitere Option. Anhand eines Flatrate-Modells zahlst du zwar monatlich höhere Beiträge, jedoch musst du bei zukünftigen Konferenzen keine weiteren Gedanken an Kosten verschwenden. Mit dem regelmäßig gezahlten Pauschalbetrag sind alle weiteren Aufwände gänzlich abgeglichen. Einige solcher Angebote sind bereits ab Preisen in der Größenordnung von 10 € erhältlich. Hierbei solltest du jedoch beachten, dass einige Unternehmen im Falle günstigerer Preise nur eine beschränkte Teilnehmeranzahl erlauben.

Damit du nicht alleine auf den Kosten sitzen bleibst, empfiehlt sich die Nutzung einer sogenannten Servicetelefonnummer.

Im Gegensatz zur Festnetznummer werden anfallende Gebühren während des Gesprächs anteilsmäßig auf die verschiedenen Teilnehmer übertragen. Insbesondere in Zusammenhang mit Gesprächspartnern aus dem Ausland ist dieser Schritt ein wichtiger und vor allem auch fairer Beitrag zur Kostenreduzierung. Die resultierenden Rechnungen werden üblicherweise gegen Ende des Monats erstellt und an alle Gesprächspartner übermittelt. Hier scheinen alle telefonierten Minuten in Kombination auf und ergeben so den Gesamtbetrag. Wird eine Flatrate gemeinsam genutzt, werden in diesem Fall anteilsmäßige Pauschalrechnungen erstellt.

Was muss in puncto Datenschutz bei der Einrichtung von Telefonkonferenzen beachtet werden?

Insbesondere seit der Etablierung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union, ist das Thema Datenschutz ein unbedingt zu berücksichtigender Aspekt jedes professionellen Umfelds. Daher solltest du auch im Rahmen deiner Telefonkonferenzen entsprechende Vorkehrungen treffen, um sichere Verhältnisse zu schaffen. Mit den folgenden Tipps sollte dies jedoch keine Herausforderung für dich darstellen.

Eine sichere Verbindung wählen

Wählst du einen Anbieter für eine Telefonkonferenz aus, solltest du auf die bereitgestellten Parameter der Verbindung achten. Heutzutage werden ähnlich wie bei Webseiten sogenannte “SSL”- oder “https”-Verschlüsselungen angewendet. Sind diese Parameter vorhanden, fällt potenziellen Datendieben ihr Vorhaben deutlich schwerer.

Ein wichtiges Indiz dafür sind ausgestellte Zertifikate.

Der “Technische Überwachungsverein” (TÜV) setzt sich hier für die Einhaltung höchster Standards ein und vergibt jene Auszeichnungen keinesfalls leichtfertig. Mit diesem Zusatz ist zumindest vonseiten des Anbieters entsprechend vorgesorgt.

Vorsichtiger Umgang mit PIN-Codes

In Zusammenhang mit PIN-Codes sind ebenfalls einige Lücken vorhanden, welche einen ordnungsgemäßen Datenschutz erschweren können. Grundsätzlich empfiehlt es sich, die eingesetzten Schlüssel vom jeweiligen Anbieter generieren zu lassen. Werden sie selbst erstellt, können diese Anhand eines Abgleichs von persönlichen Daten wohl leichter von Unbefugten ausfindig gemacht werden.

Abgesehen von einer Identitätsprüfung vor der PIN-Vergabe, sollte sich die Identität des Zugangscodes möglichst regelmäßig ändern. Verwendest du den selben Schlüssel immer und immer wieder, ist eine missbräuchliche Anwendung wohl nur eine Frage der Zeit.

Rechtliche Dokumente

Innerhalb von Telefonkonferenzen kommt es häufig vor, dass äußerst sensible Daten in großem Ausmaß ausgetauscht werden. Damit deine Konferenzteilnehmer sich nicht zu einem Sicherheitsrisiko entwickeln, sind schriftliche Absprachen zielführend. Stelle im Idealfall sicher, dass die jeweiligen Verschwiegenheitserklärungen bereits vor dem Beginn der Konferenz übermittelt wurden.

Welche Alternativen existieren zur herkömmlichen Telefonkonferenz?

Sollte dir dieser Vorgang zu aufwendig sein oder findest du aufgrund anderer Parameter keinen Gefallen daran, stehen auch spannende Alternativen zur Telefonkonferenz bereit. Wir wollen auf die zwei wichtigsten Aspekte eingehen, die im Rahmen der Digitalisierung entstanden sind.

Video- und Audiokonferenzen

Durch die Fortschritte der Technologie und des Internets, können diese Meetings in Zukunft auch bequem über jene Leitungen durchgeführt werden. Hier sind verschiedene Software-Programme erhältlich, welche sich an die individuell erforderlichen Rahmenbedingungen anpassen. Während der Anbieter “Talky” auf Teamgespräche von bis zu vier Personen optimiert ist, kannst du mithilfe von “Zoom” bis zu 99 Kollegen und Geschäftspartner auf der ganzen Welt erreichen. Bei der Auswahl dieser Programme musst du möglicherweise noch genauer darauf achten, wie hier in puncto Datenschutz vorgegangen wird.

Statt einer Telefonkonferenz kannst du auch eine Videokonferenz abhalten. (Bildquelle: 123rf.com / rawpixel)

Instant Messaging

Ein laufender Schriftverkehr kann sich unter Umständen ebenfalls als vorteilhaft erweisen. Hier können sowohl Einzelpersonen als auch größere Gruppen in eigens erstellten Kanälen kontaktiert werden. Grundsätzlich eignen sich diese Formate allerdings eher für die laufende Kommunikation und weniger für terminliche Vereinbarungen. Abgesehen vom wohl bekanntesten Anbieter “Slack” sind auch “Wickr Pro”, “Microsoft Teams” oder “Mattermost” einen Versuch wert.

Umsetzung: 5 Tipps für eine erfolgreiche Telefonkonferenz

Wie du feststellen konntest, ist für die Durchführung einer Telefonkonferenz ein bestimmter Aufwand notwendig. Damit auch die Durchführung die gewünschten Erfolge bringen, sollten vorab noch weitere Teilbereiche unbedingt genauer unter die Lupe genommen werden. Im Rahmen der Vorbereitung musst du vor allem diese Aspekte gründlichst beachten

#1: Passender Zeitpunkt

Ein passender Termin für die Konferenz sollte keinesfalls willkürlich festgelegt werden. Damit du eine vollständige Teilnehmerzahl vorfindest, ist somit eine vorab durchgeführte individuelle Absprache die sinnvollste Option. Speziell mit Gesprächspartnern aus anderen Regionen und Ländern sind Faktoren wie unterschiedliche Zeitzonen oder gesetzliche Feiertage keinesfalls zu unterschätzen. Beachtest du jene Aspekte nicht, riskierst du entweder eine unvollständige oder im besten Fall sehr unkoordinierte Konferenz.

#2: Technische Überprüfung

Wie bereits zuvor erwähnt kann es vorkommen, dass deine Gesprächspartner mit sehr unterschiedlichen Endgeräten an deiner Konferenz teilnehmen wollen. Obwohl neuere Smartphones, Tablets oder PCs grundsätzlich keine Probleme verursachen sollten, lohnt sich ein vorab durchgeführter Test. Dabei sollte neben der grundlegenden Verbindungsmöglichkeit auch auf das eventuelle Auftreten von Latenzen geachtet werden. Verzögerte Antworten sind ebenfalls ein lästiger Störfaktor einer Telefonkonferenz. Sollten die eigenen Tests kein aufschlussreiches Ergebnis liefern, lohnt sich die Kontaktaufnahme mit deinem Serviceanbieter.

#3: Gesprächsthemen festlegen

Lässt du dich auf den umfangreichen Vorgang einer Telefonkonferenz ein, sollte im Endeffekt auch ein möglichst ertragreiches Ergebnis herauskommen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, bereits vor dem Gespräch allen Teilnehmern eine Agenda zukommen zu lassen. So können sie sich besser darauf einstellen und bereits im Vorab ihre persönlichen Beiträge zu den Themen detaillierter vorbereiten. Unter diesen Voraussetzungen wirst du nicht nur Zeit sparen sondern auch aufgrund besser vorbereiteter Teilnehmer an einem deutlich produktiveren Gespräch teilnehmen.

#4: Verhaltensregeln aufstellen

Aufbauend auf dem letzten Punkt sind auch spezielle Verhaltensregeln für die Telefonkonferenz eine zielführende Option. Dabei geht es vor allem um die Gesprächskultur. Da kein visueller Kontakt möglich ist, sollte eine individuelle Vorstellung zu Beginn eine bessere Zuordnung für alle Teilnehmer ermöglichen. Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass stets nur eine Person am Wort ist um keine wertvolle Zeit zu verschwenden. In diesem Zusammenhang solltest du auch sicherstellen, dass alle Teilnehmer auf ihr individuelles Umfeld achten. Störgeräusche wie lauter Verkehr, lärmende Musik des Nachbarn oder ähnliche Begleiterscheinungen sollten den Fluss der Konferenz nicht stören. Können geschlossene Fenster das Problem nicht lösen, musst du dich ggf. für einen Wechsel der Räumlichkeiten einsetzen.

Abgesehen von jenen Eckpunkten solltest du auch dafür sorgen, dass ein leitender Moderator das Gespräch führt. Diese Person leitet nicht nur die Agenda, sondern erteilt auch individuell das Wort. Hier ist es wichtig, dass die Autorität des Moderators unbedingt vorab von allen Teilnehmern akzeptiert wird.

#5: Videokonferenz aufzeichnen

Telefonkonferenzen sind oft Vorgänge, die einige Stunden in Anspruch nehmen können. Aufgrund dessen kann es vorkommen, dass du oder auch andere Teilnehmer den einen oder anderen Inhalt nicht mehr Wort für Wort wiedergeben können. Um die erwähnten Eckpunkte anschließend auch effizient in die Tat umzusetzen, solltest du dich um eine entsprechende Aufzeichnung kümmern. Abgesehen von einer Audioaufnahme musst du alle Teilnehmer jedoch auch auf individueller Basis in die Pflicht nehmen. Stift und Papier darf bei keiner Person fehlen, um sich insbesondere bei individuellen Teilaufgaben spezielle Notizen machen zu können. So ist im Anschluss ebenfalls ein deutlich zielführenderes Arbeiten möglich.

Fazit

Telefonkonferenzen machen die Vorteile moderner Technologie massentauglich. Mit dem heute breit gefächerten Angebot können diese Art von Meetings sehr einfach nach individuellen Bedürfnissen aufgestellt werden. Der Koordinationsaufwand sollte dabei jedoch nicht unterschätzt werden. Ist in nur einem Teilbereich die notwendige Sorgfalt nicht vorhanden, kann die Vorbereitung, der Verlauf aber auch das Ergebnis der Konferenz mit unerwünschten Folgen behaftet sein.

Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links

[1] https://www.placetel.de/ratgeber/telefonkonferenz [2] https://www.t-online.de/digital/id_87650110/anruf-genuegt-telefonkonferenz-als-videochat-alternative.html

Bildquelle: unsplash.com / Hassan OUAJBIR

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